虽然书面交流与口头交流相比具有几个明显的优势，例如意义的明确性，易于复制和持久性，但书面交流并不总是商业，学术或个人交流的最佳选择。了解书面沟通的弊端可以确定任何情况下的最佳沟通方式。
没个性
书面交流不如口头交流，因此不太适合情感信息。例如，大多数人认为重要的新闻，如被解雇，获得晋升，结束关系或提出婚姻，应该亲自传达。通过书面或电子邮件进行沟通在建立人际关系方面也不如面对面沟通有效。
错误沟通的可能性
书面交流不包括语调或面部表情的细微差别，更容易导致错误传达。幽默和讽刺在书面交流中特别难以传达，可能被视为侮辱。这迫使人们用更正式，严肃的语气写作，有助于书面交流的非个人性质。
缺乏即时反馈
口头交流通常会产生即时的口头和非口头反馈，这通常会告诉发言者的下一个言论。书面交流缺乏这一重要因素，即使是某些形式的数字通信，如短信或即时消息，书面答复也缺乏口头交流的自发性。书面沟通不能立即调整，以满足观众的需求，澄清问题或回应反驳。此外，如果发生错误传达，作者可能无法及时发现它以纠正它。
成本，材料和存储
书面沟通通常比口头沟通需要更长时间，因此对企业来说可能更昂贵。此外，书面通信的硬拷贝需要打印机，墨水和纸张，并且还占用存储空间。在许多情况下，还必须存储电子通信，尽管这种存储在空间和成本方面的成本远低于硬拷贝存储的成本。无论是硬拷贝还是电子，存储的材料都可能无意中丢失或被破坏。
责任
书面沟通的永久性可能会产生责任问题。例如，虽然口头语言很容易被遗忘，但电子邮件，备忘录和其他文件可以在法庭上作为证据使用，即使在写完之后的几年内也是如此。此外，书面通信的轻松复制使其风险更大;例如，一个口头的异色笑话可能会冒犯一些人，但不适当的电子邮件可以立即转发给成千上万的收件人。
