当您的公司或组织有重要信息进行沟通且您的常规渠道不足时，请根据内容和情况制定战术沟通项目。受益于定制计划的公告通常是重要的一次性非常规事件，例如行政领导层的变更，雇用计划和裁员，员工福利的变化以及公司设施的重新安置。他们经常涉及外部和内部受众。制定战术沟通项目计划有助于确保您考虑关键问题：谁需要听取什么，从谁，通过什么方式，何时以及何时结束？计划还确定了任务，责任和时间表 - 平滑项目管理的工作。
在计划之前澄清并确认。确定项目的“所有者” - 通常是指派人员 - 谁将建议并批准您的计划。该项目所有者： - 确认公告内容，所需时间和保密要求的要点。确认是否存在异常敏感或情况，例如法律或会员报告要求。 - 确定该项目如何适合作为总体公共关系和沟通战略的策略。 - 根据您的公司人力资源经理或执行搜索委员会主席的要求提供更详细的信息和输入信息。 - 确定项目的批准和报告要求。同意您是否将非正式地管理项目或组建项目团队。 - 确定从计划中流出的工作产品的批准要求，例如，法律，人力资源和财务指定人员或特定管理人员的审查。 - 为所需资源建立参数，例如预算期望和外部机构的使用。
结晶目的和目标。目的是你想要发生的事情，通常以“To …”开头。目标通常以动作动词开头 - 它们是你想要做的事情，表示为过程或期望的结果。从这个角度来看，在某个特定日期宣布您的公告是一个目标。其目的可能是“以确认公司形象和价值的方式满足利益相关方的需求和偏好，以获得有关（主题）的及时和实际信息。”将这一目的与公共关系和沟通战略联系起来。
描述利益相关者和受众。战略规划很可能已经大致确定了通信目标。对于您的战术项目，锐化焦点。利益相关者是受到您打算传授的特定信息影响的群体或个人，因此是关键受众。将您想要创建，更改或确认感知的其他受众添加到列表中。使用包含以下列标题的表格或电子表格来总结您对以下内容的分析： - 观察细分。给每个人一个名字，如果需要，可以在脚注中包括这些成分。如果群组内的通信需求不同，则对群组进行细分。示例：所有员工，受影响部门的员工，主管。问：“谁需要或想知道这个 - 以及为什么？”例如，考虑关键客户，股权所有者，公众，行业同事，政治机构和重要供应商。选择新闻媒体是否会成为目标细分市场，或者将其用作渠道，以覆盖广大公众和商业社区等细分市场。 --Need /消息。虽然意识和理解是针对所有受众的目标，但有些可能有特殊需求。例如，员工可能想知道他们将如何受到办公室关闭的影响，或者协会成员将了解辞职的执行领导人将获得成功的过程。董事会成员，高级管理人员，主管和客户经理不仅需要新闻，还需要您的沟通计划，特别是如果他们要发挥作用。确定每个细分的关键信息。 - 关键通讯员。每个细分受众群都希望或希望听到您的新闻？确定发言人是每个群体沟通的“面子” - 例如，他们将在新闻稿中引用，或者与员工一起召开会议。虽然商业界可能希望听取首席执行官的意见，但员工可能更愿意通过其客户经理向其主管和关键客户通知。
计划级联序列和通道。如果您曾经从报纸上首先了解贵公司正在计划的重大改变而感到震惊，您就会理解“没有惊喜”的原则以及级联信息的重要性，以确保不会出现任何意外。在临时工作表或电子表格中，按照他们将被告知的顺序列出您的目标细分，从您最广为人知的信息的日期和时间开始（通常是一般新闻发布的时间）。虽然某些发行版可能是同时发布的，但请考虑某些细分受众群是否需要提前通知。例如，主管可能需要时间来准备员工问题，董事会成员可能会欢迎即将发布的报纸文章。在每个段旁边的列中，标识将进行通信的通道。频道是通常涉及事件和书面内容的信息分发方法。示例： - 对于执行团队，理事会成员，主要部门负责人和主管 - 通过电子邮件提前通知。 - 对于员工 - 提前发送电子邮件通知，部门会议，视频会议，网站内容。 - 主要成员---通过传真和电子邮件提前通知，现场演示。 - 对于一般公众---分发一般新闻发布，新闻发布会，网站内容。
确定所需的抵押品。抵押品是用于执行通信项目计划的材料---文件和视听，如照片和录音。将它们分类为： - 基础抵押品，用于多个细分市场。示例：新闻稿，情况说明书，问答，照片，网站内容。 - 分段抵押品，针对特定受众的沟通，满足他们的需求和偏好以及他们首选发言人的“声音”。通常这些是来自该部门的Key Communicator的备忘录，附上上述基础抵押品的副本，尤其是新闻稿。 “我想让你知道我们的公司今天下午晚些时候宣布了这样的消息……”这些抵押品还可能包括谈话要点，内容大纲或关键传播者的AV，如执行团队成员和主管。 - 咨询抵押品，您的备忘录，预计参与该项目的其他人，告知他们沟通计划及其预期的作用。附上基础和分部抵押品的相关副本。在表格或电子表格上，为每个抵押品确定以下内容：名称，关键通信器，分配给，到期日期，所需批准，最终到期日。
确认所需的支持。确定项目推出需要哪些支持并确认其可用性。如果不存在常设支持，请使用表格或电子表格详细说明如何获得支持，例如以下内容，确定支持项目，来源和成本： - 提供抵押品 - 汇总列表以及目标细分市场的联系信息 - 群发电子邮件等群发传输的能力和责任 - 小组会议，新闻发布会和其他相关活动的安排。
详细项目推出。使用表格或电子表格按顺序列出并确定您为通信推广计划的每项活动的时间安排。确定谁将做什么，何时做，以及每个人将使用的抵押品。请考虑以下列标题：数量，日期和时间，活动，要使用的抵押品，负责人和状态或注释。计划将项目推出详细信息包含在您提供给其他参与者的咨询宣传材料中，例如执行团队成员，主管和支持人员。
计划项目后续行动。使用表格或电子表格详细说明这样的后续行动： - 员工和新闻媒体等利益相关者发布的公告问题 - 项目评估，很可能包括项目执行的成功和受众响应的主观评估
制定预算。确定与贵组织的财务政策一致的预期成本。您可能只需要识别那些尚未包含在现有预算中的通用通信支持。
获得批准的项目计划。在开始执行之前，请将您的工作提供给项目所有者以获得批准，并要求提供改进建议。在提案文档的前面加上简短的执行摘要。请遵循此大纲并合并您的表格/电子表格以代替详细说明： - 执行摘要 - 项目目的和目标 - 利益相关者和受众（表格或电子表格） - 通讯部署详细信息（表格或电子表格） - 货币（表格或电子表格） - 后续计划 - 所需支持 - 预算
提示
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如果机密性允许，请咨询利益相关方和受众成员或与他们合作的人员，以便更好地了解他们的信息需求和兴趣。除了通常的沟通渠道外，还要为非常规新闻策划特殊活动，以表示其“特殊性”。
警告
某些公告可能受劳工和证券法律法规的约束。与法律和人力资源主管核实。
