有效商业信函的质量

有效的商业信函是每个商人的重要工具。无论是出售产品或服务，还是仅仅是为了自己介绍作者，有效的商业信函必须具备一些基本特征，以使读者能够做出积极的回应。这封信必须要求收件人采取行动并说服他按照作者的意愿行事。所有有效的商业信函都有一定的共同特征。

完整信息

有效的商业信函包含读者需要采取适当行动的所有信息。这封信清楚地说明了这封信的来源以及回复的地点和方式。它说明了这封信的内容，何时需要采取行动，应采取何种行动，以及为何应采取行动。商业信函充满了信息，没有任何遗漏。它有明确的号召性用语，并告诉收件人如何执行该操作。

有效的商业信函不华丽或华丽。这是多余的和重点。没有浪费的话。该语言的交付简洁，只留下所需的信息。商业信函不是炫耀大词或诗歌的地方。有效的商业信函简短而重要。

有效的商业信函侧重于收件人的利益，而不是产品或信息的功能。它为读者回答了这个问题：“它对我来说有什么用？”商业信函考虑了读者的时间限制以及读者带来的需求。它迎合了它们，使读者更容易采取所需的行动。商务信函的重点是信件作者如何能够帮助读者，而不是为什么读者应该帮助作者。

在写商业信函时使用特定语言。告诉读者他们对产品，服务或业务的期望。不要使用可能让他们猜测的模糊语言。如有必要，请使用示例进一步澄清语言，以使读者明白商业信函。如果在信函中作出承诺，请确保业务可以备份。此外，使用动作动词而不是被动动词来赋予句子力量。

除非绝对必要，否则请避免使用行话，以便清楚地沟通。重要的是要明确说明信件的内容以及信件要求读者做什么。如果没有，读者可能不会采取所要求的行动，这封信将无效。使用清晰，强大的语言来强调读者在阅读商业信函后应该做些什么。建议使用强有力的可动作动词的短句来鼓励读者采取行动。

一定要遵循商务信函中的礼仪。确保找到将收到该信函的人的正确姓名和拼写。适当地解决他们。回复所有需要回复的回信。通过遵循正确的礼节，商人表明他对他所写的人有适当的尊重。这种尊重可以大大有助于使信的读者接受行动号召。

从信件的格式到接收者的适当性，商业信函必须打出许多正确的注释才能生效。确保将其发送给正确的人员，正确的部门，正确的公司。请确保这封信是指正确的人接受该信件要求他采取的行动。阅读这封信并判断该语言对于您发送给它的人是否正确 - 既不太正式也不正式。准备发送时，请最后一次检查格式错误。