尽管当今的计算机和会计软件非常复杂，但基本的工资单流程几乎与几十年前相同。很少有企业仍然手工记录和处理工资单，但任何业务经理都必须了解工资核算流程如何正确控制人工成本并解决潜在的高成本问题。即使您将工资单业务外包，这也是一种流行的替代方案。工资核算流程从记录员工投入工作的时间开始。这可以像手写时间表一样简单，也可以使用计算机化的时钟将数据直接传递给处理工资单的计算机。在进一步开始进行工资单处理之前，新员工或其状态已发生变化的人员必须填写W-4表格以扣留豁免。
计算工资单
雇主在支付期结束时收集所有员工时间记录，可能是每周，每两周或其他一段时间。计算工资单的第一步是找到员工的工资总额，这可能就像将工作时数加起来并乘以人的工资率一样简单。可能需要进行调整以包括加班费，佣金，小费和其他补偿。在计算薪资后，与业务相关的费用（例如里程报销）的报酬通常包含在员工的薪水中，因为这些报销不需要纳税。下一步是计算员工的预扣税额。要做到这一点，您需要员工的W-4和IRS出版物15通函E.受联邦所得税影响的工资是总工资减去扣缴豁免总额。
税
工资核算流程中最复杂的部分是计算税收。就工资单而言，税收分为两类：雇员支付的税款和从总薪酬中扣除的税款和雇主支付的税款。员工支付三种联邦税：所得税，社会保障和医疗保险。有关计算这些税的完整说明，请参阅IRS第15号出版物。在大多数州，还有州所得税。有关州税的说明可从州税务局获得。雇主缴纳的税款是雇主对社会保障和医疗保险，联邦失业税和州失业税 - FUTA和SUTA的贡献。使用IRS Publication 15来计算这些。必须计算FUTA和SUTA税，因为FUTA对SUTA的付款有信用。
支出
工资核算流程的最终状态是实际支付员工和汇款。进行工资核算非常简单。支票本身就像任何其他支票一样。但是，薪水支票带有工资单存根，这是工资，税金和任何其他扣减或调整的书面清单。每个项目和年初至今总计填写的工资单存根将提供给员工以供其记录。在分发薪水之前审查薪水总是明智的，因为错误可能代价高昂。例如，您不希望发现错误的击键导致在正确金额为300美元时发放$ 3,000薪水。根据指示向国税局或州税务局发送预扣税。
