专业人士有利于掌握商业写作，特别是如果他们处于行政职位。当你的老板要求你以商业形式写一些东西时，比如备忘录，你需要知道正确的方法。否则，您将不会对收件人产生任何影响。您可以通过了解如何以标准业务格式编写备忘录来避免这种情况。
Hodu.com建议创建一份包含所有标准部分的备忘录，其中包括标题，目的，讨论和结束。摘要是可选部分。
设置备忘录的标题。所有备忘录都有一个标准标题，其中包括四行标记为“To”，“From”，“Date”和“Subject”。
填写备忘录的标题。在“To”之后，键入正在分发给谁的信件，例如特定的人，一群人或部门。在“发件人”之后，您要写下您的姓名或姓名的人，例如您的老板。在“日期”一词后面键入分发日期。在“主题”行中包含几个总结备忘录用途的词语。
键入一个简短的段落，用几句话解释备忘录的目的。备忘录可能是出于提供信息的原因，可以解释问题或请求收件人采取某种行动。
在接下来的几段中详细讨论备忘录的目的。不要提供不必要的信息或重复自己，但要提供足够的详细信息，以便所有收件人都能理解备忘录的原因及其重要性。
在结束段落中写下收件人需要采取的行动（如果有的话）。解释需要做什么以及如何完成它。
如果摘要的长度超过一页或包含非常详细的复杂信息，请在备忘录的末尾添加摘要部分。这将有助于澄清备忘录的目的，并为收件人提供回顾的参考，而无需再次阅读整个备忘录。在摘要部分中包括所有关键点以及需要采取的任何操作。
