正式的商业沟通是在公司的信笺上，通常在结束致敬下面包含作者的签名。这种业务通信的格式很简单;但是，必须以略微不同的方式编写和格式化需要多人签名的信件，以解释为何该信件包含多个签名并为多个签名提供空间。
传统的块格式
商业信函应采用传统的块格式，即日期是信头下方的两个行间距;收件人的姓名和邮寄地址是日期下面的两个行空格;主题行是收件人信息下面的两个行空格，最后，主题行下面的两个行空格是问候语。正式商务信函的可接受的问候是“亲爱的史密斯女士”，“亲爱的琼斯先生”，“先生们”，或者简单地说，“问候”。当你的信件是针对混合性别的多个收件人时，最后一个例子很有用。传统的块格式意味着段落不缩进，每行与左边距齐平。
多个签名的原因
虽然您向其发送通信的人可能已经知道为什么有多个签名者，但明智地在您的信函正文中重申原因是明智的。信件可能需要多个签名的实例包括传达需要多个人授权的操作或表达支持您的信件传达的信息的几个人的集体意见。例如，您可以写道：“这封信代表ABC公司的执行领导团队，在讨论了您聘请其他人力资源工作人员的书面请求后，提出了我们达成的共识。”在信函的第一段中，说明了您的沟通原因，以及该信函包含多个签名的原因。当然，你信中的以下段落与左边距齐平。
结束称呼和签名块
结束致敬应该是适合正式商业信函的，例如“非常真实的你”，“恭敬地”或“最好的问候”。结束致敬在最后一段下面开始两行空格。
如果您只有两个签名者，请跳过四个有足够空间用于书写签名的行空格，并键入第一个签名者的名称与左边距齐平。在签名者姓名下面的行上，键入他们的位置或标题。为第二个签名者的名称和位置或标题跳过另外四行空格。在组织中排名较高的人的姓名和头衔应该是第一个签名区块。
如果您有三个签名者，请跳过四行空格并键入Signer 1的名称与左边距齐平。选中并输入Signer 2的名称;再次选中并键入Signer 3的名称。向下跳过一个行空格并键入签名者1的位置或标题，选项卡并对签名者2和签名者3执行相同操作，以便他们的标题直接在其打字名称下。
对于四个签名者，跳过四行空格并键入Signer 1的名称与左边距齐平。切换到页面中间并键入Signer 2的名称;跳到下一行，直接在其名称下键入签名者1和签名者2的位置或标题。省略另外四行空格并重复签名者3和签名者4的格式。
传阅你的草稿
因为您代表不止一个人撰写了一封信，所以在您请求签名之前传阅草稿是一种很好的做法。告诉他们您欢迎他们的意见，并通过电子邮件或单独访问每个人发送草稿。当每个人都同意信件内容和信件的传递时，请准备最终版本并让每个人都知道您将亲自传阅它以签名。
