总帐是一个文件或书籍，其中企业记录其所有金融交易。在每个会计年度开始时，将以期初余额启动新的总帐。在那一年，簿记员或会计师将输入每笔交易，分成指定的账户。这通常使用业务分配的帐户代码完成。总账不仅可以帮助实现资金流向的业务发展轨道，而且还有助于预测下一财年的需求。
在电子表格的第一个单元格或硬拷贝分类帐中的左上角空格中，输入“总帐代码”。这是输入总帐科目代码的位置。每个帐户代码都分配给特定的部门或类别，例如办公用品，邮资或法律服务。
在电子表格的第二个单元格或分类帐第一行中的第二个空格中，输入“发票日期”。在此列中，负责人将输入信用卡或借记卡发生的日期。在以下单元格中输入“发票编号”。
在接下来的三个单元格或空格中，输入“请求者”，“检查金额”和“付费”。负责维护总分类帐的人员将进入要求支票的人员，以及支票的数量和对象。在下面的单元格或空格中，输入“目的”以便详细说明支出。
在第一行的最后一个单元格或分类帐空间中，输入“余额”。将会计年度的期初余额输入到标题下方此列的第一个单元格中。
如果使用电子表格程序（如Microsoft Excel），请输入公式以在“余额”列中自动插入余额。此公式的语法为“= Last Balance - Check of Amount”。如果使用硬拷贝分类帐，则需要手动计算余额。
提示
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如果企业在一个G / L代码下使用多个子帐户，例如向特定部门收取的办公用品代码，则使用每个部门预算的余额为每个部门使用不同的工作表选项卡或分类帐页面。
