每个雇主都有道义和法律责任来保护企业及其员工免受非法行为不端和创造恶劣工作环境的行为。在您收到投诉或有理由相信员工从事不当行为的任何时候进行调查对履行这些责任至关重要。除非您有充分理由不这样做，否则通知有关各方将进行调查是常见的第一步。
内部备忘录格式
虽然您可以使用备忘录或商业信函格式起草该信函，但备忘录更常用于内部通信。此外，备忘录中典型的标题或主题行可以使此格式更有效。除标题行外，备忘录还包括日期，每个收件人的姓名以及发件人的姓名和头衔。在备忘录正文中左对齐和单空间每个段落，并在段落之间使用双空格。包括特殊标记以将备忘录标记为机密，并指明备忘录是否包含任何附件或附件。
被告员工
在调查开始前以书面形式通知被告。调查书应尽可能详细地解释指控，包括姓名，日期和情况。描述调查过程，确定被告可能拥有的合法权利，并告诉被告人他有机会以书面形式和个人面谈时告诉他的一方。在调查完成之前，告诉此人是否“照常营业”或者他的角色或工作职责是否需要修改。
待调查通知
在初始通知中包括员工的直接主管和部门经理。这封信应该解释未决调查的性质和范围。此外，该信函应概述调查开始前要采取的步骤，例如会计和保护商业资产和财产或修改雇员的职责。最后，信中应说明主管和经理是否参与调查，如果是，则确定具体的角色和责任。
调查访谈信
随着调查的进行，也应该向你计划采访的任何人发信。但是，与待处理的调查通知（可能包括多个收件人）不同，无论您发送多少个字母，面试通知都应在地址栏中包含一个收件人。该信函不应提供具体细节，而是简单地声明员工可以作为正在进行的调查的一部分进行访谈，提供将要进行访谈的人员的姓名并设定完全合作期望。此外，该信函应说明备忘录是机密信息，不适合部门间讨论。
