你正在关闭你的业务。也许你正在退休或为不同的企业投入机会。所有企业都会产生文书工作，一旦您的企业关闭，必须解决保存这些文件需要多长时间的问题。
保持记录的原因
政府机构，如国税局和国家财政部门，是最有可能要求提供各种过去商业文件的实体。如果需要证实有关纳税申报表的索赔，交易和信息，保留所有类型的业务相关记录将是有价值的。虽然在某些情况下，例如欺诈调查或针对公司的其他民事或刑事诉讼，许多商业事务都存在诉讼时效，但无论事件发生多久之前，都可能需要过去的业务记录。您永远不知道旧的业务记录何时可能有用，因此建议只要可行就保留所有业务记录。也就是说，关于保存共同文件的时间长度有一般性指导方针。
特定项目持有期
自提交之日起，保留取消支票，银行存款单，信用卡对帐单和总账至少三年。持有银行对账单，库存记录，发票，销售记录，收银机磁带，W-2，1099和其他纳税申报文件至少六年。如果您的公司是作为公司成立的，请将每月和每季度的公司财务报表保留至少三年。
记录无限期保留
尽可能长时间存储与人员相关的付款和相关文件，例如工人赔偿，养老金记录和员工所得税预扣税。如果过去的公司员工申请失业救济金，申请新工作，或者问题可以追溯到他的工作时间，那么获取这些记录将是最有价值的。即使公司不再经营，所有与公司相关的文件也应无限期保管。这些文件包括公司注册证书，董事会会议记录，劳动合同，股票交易，专利和商标以及任何法院相关文件。应保留公司资产和应收账款和应付账款的记录。美国国税局的诉讼时效是从报税表的审核申请日起三年。然而，如上所述，如果可能的话，应保留证明收入和扣除额的记录无限期保留。
可能要求过往记录的实体
最有可能要求提供过去文件信息的联邦机构是国税局，劳工部，社会保障管理局，平等就业机会委员会和移民归化局。即使在业务停止运营之后，也应尽可能长时间地保留税务部门和地方市政府等国家机构的记录。将文件存放在安全的地方，最好放在防火，防洪，防盗和其他损失的地方。除了你自己以外的其他人也应该知道这些重要记录的保存位置。
