公司使用办公室管理程序手册来培训员工，创建或购买软件，并提高办公室的效率。软件是办公室操作的重要组成部分，需要程序来定义计算机操作，例如安全性，数据库创建和访问，电子邮件协议和病毒防护。程序手册通常包括有助于创建或购买满足您办公室需求的软件的流程图。
办公室管理员负责处理和管理记录和文档;为会议，会议和特别活动做准备;做旅行安排;并与客户，管理层，供应商和员工进行沟通。有效的程序手册清楚地描述了办公室的做法，并尽可能详细。新员工应该能够参考手册以获取有关办公程序的信息。
你需要的物品
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3环活页夹
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文字处理软件
如何编写行政办公程序
确定程序
办公室管理程序手册将包括几个程序。从最高级别，最常见的程序开始，并按照最详细的步骤进行操作。应该有一个高级流程图，说明每个过程如何适合该类别。流程图使培训新员工变得非常容易，因为它是他们工作流程的图形表示。以下示例是一些办公程序的简单说明。
1.办公室记录
1.1采购用品1.2提交1.3邮件处理1.4调度
1.3邮件处理
1.3.3接收邮件 - > 1.3.4排序邮件 - >需要立即响应？ - >是 - >标记为紧急 - >发送否 - >不标记 - >发送
编写手册时，请提供每个子标题的书面详细信息。例如：
1.3.3接收邮件邮件在邮件室中分类，并在上午10点之前发送到每个部门的邮箱。办公室助理拿起邮件，对邮件进行排序（见1.3.4），并确定邮件是否需要立即响应（见1.3.5）。
收集程序信息
这是写作过程中最重要的一步，需要花费最多的时间。确保您了解您描述的过程和项目的范围。了解此过程的受众以及它如何适用于更高级别的过程。谁是该程序的供应商？谁是业主和主题专家？谁是客户？当您清楚地了解上述内容后，请按照下列步骤操作：
- 写一组面试问题。编写详细程序需要了解的是什么？
- 进行访谈并记录结果。
- 创建描述流程输入，工作步骤和输出的流程图。
- 查看您与流程所有者一起创建的流程图，以确保准确性。
撰写手册草案
选择手册的格式并确保管理层同意该格式。概述整个手册。您不想重写本手册，因为对格式或内容没有一致意见。使用3环活页夹，以便轻松进行更改和更新。记录的每个程序包括以下内容：
- 标题
- 介绍
- 概观
- 修订日期
- 程序所有者 - 根据需要使用标题，避免使用个人名称
- 流程图包含逐步说明
- 定义
- 程序中使用的材料或软件
- 适当的插图，表格，图表和图形
查看和编辑
由负责的管理团队，程序所有者和程序的客户审阅手册。如果客户在组织外部，请确保在请求审核之前获得管理层批准。
您可能希望作者以外的其他人完成流程中的每个步骤，以测试其准确性和完整性。如果存在法律限制，请确保您的内部法律组织检查手册是否符合规定。
分析并纠正审核过程中发现的任何缺陷，并编写最终版本。在发布文档之前，在适当的级别获取最终批准签名。
指定负责记录更新的手册的单个所有者。
