在“保管书籍：成功小企业的基本记录和会计，第七版”中，Linda Pinson将应付账款定义为公司欠债权人所购买的商品或服务所欠的债务。公司将支付的责任分配给成员会计团队或专门的应付账款团队。专门的应付账款团队采用标准的处理程序集。这些程序最小化间接成本，同时最大化供应商关系。
意义
欺诈，贪污和处理中的错误可能会破坏企业。实施控制程序以减轻此类风险至关重要。一些共同和有效的控制措施包括：分离职责以减少贪污的风险;正式的采购职能和指导方针，以减少贪污，欺诈性发票和错误的风险;第二个签署者金额金额门槛，以减少贪污和错误的风险;和系统的发票编号验证，以减少重复付款错误的风险。
供应商
债权人作为供应商添加到公司的数据库中。此任务通常分配给无法生成付款的应付账款职员或财务职员。
为确保及时生成付款，我们鼓励供应商与应付帐款团队合作，以解决发票问题。联系采购代理或订购部门会增加查找或解决未付或部分付款发票的延迟。
功能
指示供应商将发票直接发送到应付帐款部门。发票带有时间戳，处理时钟开始。如果生成采购订单以采购货物或服务，则发票将与采购订单和收货凭证相匹配。 Mary S. Schaeffer在“应付账款：运营高效部门指南”一书中讨论了这种“三方匹配”流程。
如果购买是在没有采购订单的情况下进行的，则必须符合公司的既定准则。如果符合指南，发票将转发给订购部门进行审批和适当编码。
支付程序
应付账款分析师有权生成付款。分析师努力工作以及时处理发票，以确保及时支付发票并在可能的情况下进行折扣。这两个目标都有机会控制间接成本。在政府机构因延迟付款而受到处罚的情况下，这一点尤为重要。
电子支付是另一种节省成本的工具。这样可以降低纸质支票的成本，并最大限度地减少支票欺诈或挪用公款。如果有必要发出部分付款或拒绝付款，应付账款分析师文件并说明情况。
内部审计
应付账款分析师确保根据公司政策支付款项。公司的内部审计团队将通过请求选定发票组的文档来有选择地审查分析师工作的结果。审核员审核文档以确保控制程序已到位并得到适当遵循。控制程序不足会导致意外损失。需要额外的时间和成本来收回此类损失。
