商业信函用于公司和组织的正式沟通。与写给亲密熟人和亲戚的随意通信不同，商务信函旨在简明扼要地向接收者传达信息。通常，商业信函包括介绍，正文和结论。两种字母格式之间的差异也可以在标点符号，长度，色调和书写风格中找到。此外，商业信函通常需要征集行动，或在收到信件后作出回应。
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文字处理软件
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公司信笺
从基本公司或正式信笺开始。确保您的地址包含在顶部，以及您的联系方式和公司徽标（如果适用）。
写下日期。将收件人的地址放在日期下面两行，称呼上方。包括姓名，正式职称，公司名称和办公地址。
在收件人的地址下面输入两行称呼。使用“亲爱的”，然后是个人的标题和姓氏，向收件人发送信息。请记住在姓氏后添加冒号而不是逗号。如果您不知道收件人的姓名或性别，请使用“可能引起关注的人”或“亲爱的先生/女士”。
在称呼之后开始你的介绍段落。说说你写商业信函的原因以及你想要收件人的要求。如果提出论点，陈述你的立场。与读者熟悉或相关的参考活动，会议或个人。
详细说明你信中的目的或主题。提供支持您的论点，请求或提案的示例。提供有关产品功能和优势的详细信息，以及向客户或潜在客户销售的客户推荐。
跟着你的结论跟随身体。重申您的初始请求或职位。感谢读者的时间和考虑，并告诉她如何与您联系以获取更多问题或信息。
从身体的最后一句话开始，向下两行免费结束。为您的签名和打印名称分配四个空格。
提示
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虽然是可选的，但您可以在致敬之前通过包括主题行来注明该字母的用途。添加注意线以清楚地指示预期接收者也是常见的。
写简短的句子。请记住，读者可能会浏览而不是阅读你信中的每个字。您认为对读者重要的大胆文字。对于长度超过一页的字母，请考虑将标题下方的段落分组，或使用项目符号和数字组织内容。
