备案系统的类型

维护良好的归档系统可以快速访问重要信息，并通过节省时间节省公司资金。企业，学校，政府机构甚至日常人员都使用文件系统来保持他们的事务井井有条。为您的办公室选择四种不同类型的文件系统。每个都有自己的优点和缺点。

按字母顺序排序的系统

在字母文件系统中，根据姓名 - 人员，公司或主题的名称 - 根据字母表的字母排列记录。通过两种不同的方法使用此文件系统。主题字母归档系统，也称为字典系统，按字母顺序归档各个记录。根据文件系统公司Ancom的说法，这些文件系统在存储少量记录（少于5,000个文件）时运行良好。

当您有许多客户或客户共享相同名称时，此系统会出现问题。使用地理系统（也称为百科全书或分类系统）来组织更大量的记录。在该系统中，根据诸如城市，县或州的位置将受试者分组在广泛的类别下。每个类别中的类别和文件按字母顺序排列。

使用数字归档系统时，为每个文件分配编号并按顺序排列编号。具有相同名称的人的文件不会像字母系统那样具有重复的标题。此系统还提供更好的文件机密性，因为文件上没有显示名称，并且在处理大量文件时运行良好。不是为文件分配数字，而是使用按时间顺序排列的系统，该系统根据日期按顺序放置文件。

使用终端数字归档时，按顺序分配文件编号，但根据最后两位数字进行归档。 Ancom提供了查找编号为17234的文件的示例。首先，您将转到文件系统的34部分，然后查找该部分的72个区域，最后查找文件1.此系统在保留10,000个以上文件时运行良好。

使用字母和数字组织字母数字文件系统中的文件。例如，使用两个字母表示客户所在的州，然后使用一个数字来表示其帐号。当需要从同一位置提取大量文件时，这允许更容易的预分类。