当您需要汇总大量信息时，备忘录或信件是一种有效的方式。许多人发现写作困难，并认为他们没有词汇来做这件事。但正如写作老师威廉·辛塞尔所说，写作只是在纸上思考。您需要做的就是整理您的想法，遵循您选择的格式，并使用简单明了的语言。
在备忘录中撰写报告
写一个标题。对于备忘录，请在左上角说明应该阅读备忘录（例如，To：All Employees），谁写了它（来自：你的名字），还有谁会收到它（CC：收件人姓名）日期（当前日期）及其含义（主题：主题地址。）
如果是一封信，请以日期和称呼开头，例如“致所有员工：”。
考虑您的受众。如果您要向普通读者写信，请使用每个人都能理解的语言。新员工可能还不知道公司的行话，一个部门的员工可能不理解另一个部门的术语。
勾勒出一个大纲。组织你的想法可以清晰地写作。考虑一下您的受众想要了解的内容，以及您想要告诉他们的内容。强调报告的主要结论及其对阅读备忘录的人的意义。
从强有力的开场陈述开始。承认报告及其结论。例如，“由于我们最近的生产力研究，我们将对我们的互联网使用政策进行一些更改。”
说明。突出显示支持结论的任何数据或发现。 “顾问们发现，员工平均每天花两小时检查电子邮件和管理幻想运动队。”此外，让读者知道何时会发生变化。
告诉人们他们可能去哪里获取更完整的信息（如果适用）。例如，“我们将在周五的每周员工会议上进一步讨论”或“所有员工都可以PDF形式获得完整的报告”。不要签署备忘录;你的名字在备忘录的顶部。如果您正在写信，请根据具体情况和您的偏好使用您的名字，全名或全名和头衔。
重写并削减杂乱。重读草稿并删除不必要的单词。例如，“企业认为斯克兰顿办事处应通过限制公司资源的非工作使用来积极寻求减少非生产性问题，”可以改写为“公司要求我们限制个人使用公司财产。”将提高我们的生产力。“
校对和拼写检查。让值得信赖的同事检查你的语法和语气;写得不好的句子可以用你从未想过的方式来解释。此外，运行拼写检查，但要小心自动单词替换功能。当你的意思是“印第安纳”时，你不希望你的报告说“印度尼西亚”。
