如何给员工写备忘录

根据普渡大学在线写作实验室（OWL）的说法，撰写备忘录是为了突出或解决问题。北肯塔基大学商学院宣布，备忘录应该在有限的空间内传递大量信息。备忘录的格式取决于公司，备忘录的目的和备忘录收件人。内部员工备忘录可提供信息，分析和结论，有关营业时间的信息或正确使用设备的说明。

你需要的物品

了解备忘录的基本用途和格式。备忘录通常是用于与员工沟通的内部文件。目的可能包括政策提醒，行动请求，报告变更或提供正式通知。备忘录格式包括标题，简介，正文，摘要和结束。附件记录在文档的底部。

确定备忘录的目的以及包含哪些附件（如果有）。确定备忘录的收件人。通常，主管和经理会收到备忘录的副本，并且可能需要在文件中包含副本。确定备忘录会说什么并撰写草稿。检查公司政策是否使用批准备忘录的信头。

完成标题，从“日期”开始。在“收件人”部分中包括主要收件人的姓名和标题。这可以是一个或多个人，或者它可以指定一组人，例如所有帐户管理者。在“cc”部分中包括将收到备忘录副本的人员的姓名和头衔。在“发件人”部分中包含发送备忘录的人员的姓名和头衔。在“主题”部分中包含描述备忘录目的的简短标题。

包括解释备忘录目的的介绍性段落，为此目的提供背景，并概述后续段落中将遵循的内容。如果备忘录包含策略或其他重要信息，请为读者添加警报。

在概述的正文或正文中包含扩展介绍和概述的备忘录中的信息。例如，提供导致政策变更的背景。根据内容分开并排序段落。在备忘录中使用简短的段落。根据备忘录的目的，本节可能是一段或两段或几页。

插入摘要和结束。对于单页备忘录，摘要可能不是必需的，但对于包含复杂信息或说明的长文档可能会有所帮助。最后，感谢读者并提供帮助，以回答问题或解释备忘录内容。如果没有摘要，请在结束段落中加入简要摘要。如果备忘录内容是保密的，请通知读者。

请注意备忘录末尾的备忘录列表。使用“附加”或“附上”字样表示附件列表。请勿包含备忘录中未引用的附件。

签署备忘录。备忘录编写者通常在“起始”条目旁边的标题部分中初始化或签署备忘录。正式备忘录可能需要文档末尾的完整签名和日期行。