监督和评估采购程序是组织管理的一个组成部分。采购过程值得管理层高度重视,以确保其不会成为欺诈和腐败的牺牲品。采购程序需要包括有效控制,以实现问责制和透明度。管理层对采购流程的持续监控和评估确立了诚信并遵守法律和道德标准。
确定存在的内部控件以及控件是否按设计运行。没有任何机会可以覆盖任何控件。评估的主要内部控制包括职责分离,监督控制,接收控制,授权控制和记录控制。
制定合规性检查表以确定是否遵循采购程序。核对表应根据员工和管理层的协作进行设计。通过参与制定清单,员工基本上接受了培训,并对该过程有了更多的认识。良好的合规性检查表可以强化现有程序,并转化公平,公开和竞争的目标。
进行风险评估,以确定或识别可能存在的问题,弱点或高风险领域。通过确定指标或“危险信号”,组织可以确保实施适当的内部控制以防止违规行为。通过识别风险,可以减少利益冲突以及欺诈和腐败的发生率。
通过整个采购流程跟踪特定采购。考虑采购是否提供公开竞争,是否透明,不受某些供应商的歧视。确定所使用的采购方法是否适合所获得的商品或服务,并确保其得到充分记录。