当公司因其长期可用性而购买机械，车辆，软件或其他符合资产条件的物品时，这些都被视为资本支出。由于成本高昂，大多数公司提前计划购买这些产品;但是当机械故障或新技术为公司简化流程提供机会时，必须权衡大量资金与购买的效用。为了制定有关这些费用的政策，管理层必须检查公司费用的历史并相应地得出结论。
审查过去的会计记录，以确定资本货物的任何支出模式，并估算因更换设备而导致的年度计划外支出。
建立模板预算，包括过去的经验和计划的支出。估算计划外资本支出的百分比，并包括这些项目的补贴。
确定过去如何做出有关计划外费用的决定，并注意如何制定成功的决策。
编写用于确定将纳入预算的资本支出的程序，包括RFP（提案请求）模板，投标要求，付款要求，需求文件以及在将成本项目包括在之前必须进行的审查和批准清单。预算。
写一份行动清单，说明如何就计划外支出作出决定。应包括适用于预算支出的尽职调查，以及将预期费用与收入假设进行比较并评估与支出这些资金相关的风险水平的系统。
组织您的政策，介绍政策的目标，一节涉及计划的资本支出和将其纳入预算的过程，一节关于计划外资本支出及其评估方式，以及确定政策金额的政策。应计入年度预算的计划外资本支出的准备金。
提示
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政策只能与执法一样好。在制定政策的过程中，要求所有可能受影响的经理积极参与其制定，并获得政策中每个主要内容的书面批准。
警告
随时准备修改您的新政策。控制计划外资本支出的风险涉及一个强大且反应迅速的会计部门，可以在一瞬间提供准确的财务信息。
