当您代表客户，雇主，同事或业务合作伙伴花费自己的钱时，您可以而且应该期望将其收回。销售代理，教师，律师和财务顾问每天都可以承担可报销的业务费用。如果您不包含这些费用，这些费用会削减您的利润率。
在您花费之前发送报销信
除非等待提前批准会导致失去机会，否则在您花钱之前请求报销。以书面形式提出请求可以让您为活动或项目创建预算，并提供预付款的预先理由，说明现在花钱如何以及为什么以后会省钱。
例子：
亲爱的艾伦杰弗里斯：
在提交您的公司文件时，我了解到亚利桑那州公司委员会收取35美元的加急费用以保留您想要的公司名称。正如我们在上周二的会议中所讨论的那样，您想要的公司名称“Wild Turkey Surprise”需要10美元的处理费才能在接下来的120天内保留。加上加急费用将在5月11日星期五而不是5月17日星期四之前确保名称预订。支付加急处理费可确保您在Alphabet Sign Company制作您在餐厅西侧订购的霓虹灯之前拥有该名称。它还让我们有时间得到华纳兄弟的回复，以确保他们不会认为该名称是对其商标或版权的侵犯。
由于时间安排很重要，如果我明天中午没有收到您的回复，我将支付快速的处理费用，我将提交我的报销请求以及我通常的每周费用报告。
此致
亚历克西斯查普曼，注册会计师，查普曼商业服务
Per Diem Etiquette
美国国税局（Internal Revenue Service）表示，当员工出差时，每日津贴包括住宿，膳食和杂费。员工必须在60天内提交费用报告，或者每日津贴成为应纳税工资。报告必须包括旅行日期，商业目的和旅行地点。员工还必须附上住宿收据。如果您的员工未提交费用报告，则每日全额付款将纳税。
例：
Attn：会计部经理Robert Morgan
亲爱的罗伯特摩根：
附上我的2018年3月的费用报告。我已经在3月5日至7日期间在Sanibel岛Sandals计划的三晚住宿附上我的年度销售培训研讨会。我在3月7日至12日期间在科罗拉多州丹佛市增加了三晚的住宿费用，同时处理我们市区的野猫罢工。在一名前锋向我扔了一个装满红漆的水气球之后，我还添加了干洗衣服的收据，以及估计新装备的成本。干洗店无法清除所有污渍。我已经在Men's Wearhouse，Ted's Clothiers和The Suit Depot中引用了一件新夹克，裤子，正装衬衫，领带和鞋子的报价，因为它们都有明显的损坏。
此致
James S. Corwin，亚利桑那州凤凰城商店#3126销售经理
老师
许多学校不会向教师报销他们可能购买的任何教室用品。然而，学区可能至少承担一部分继续教育费用，包括支付旅行，住宿，书籍，考试费和学习材料。如果您所在地区没有报销，您可以在所得税申报表上每年扣除高达250美元的费用。在花钱之前，请咨询您的校长和学校主管。
例：
亲爱的波尔克先生：
今年的班级比去年增加了10％，但我的33名学生只收到了15本可用状态的教科书。虽然你是正确的，学生可以在课堂上分享一本书，但他们将无法在家一起学习。打印所有这些额外的工作簿页面将使我在9月30日之前完成整年的复印纸限额，让我别无选择，只能购买新教科书或购买更多的复印纸。
我计算出，即使所有页面都打印没有错误，我还需要在2018年10月1日到2019年5月31日之间额外增加32份复印纸。按批量价格计算，我每次报价4美元，总计128美元。由于大多数父母每年已支付65美元的学费，我觉得当他们的孩子已经有教科书时，要求他们支付副本是一种负担。只要学区在某个时候回报我，我愿意自己购买这份报纸。相比之下，我已经包含了Staples，Office Depot和Walmart的价格。
此致
Rolling Hills中学五年级科学的Angel Harris
员工
如果您向同事借钱，工具或用品，您应事先同意这是礼品还是贷款。大多数同事会努力平衡书籍，但有些人可能会忘记你的慷慨，除非你要求还款。如果您签订了某种形式的书面协议，如果需要，您可以支持小额索赔案件。如果您的安排是口头和私人的，没有其他人在场，您将很难获得退还您的金钱或财产。
例子：
事先书面协议报销费用的样本信函：
亲爱的鲍勃：
当我买了3月份的过境通行证时，据了解，你要么报答我，要么给我4月通行证。我在购买通行证之前附上了您签署的报销协议副本。请在本周五向我支付62美元，否则我将需要加收5美元的滞纳金。感谢您尽快处理此事。
此致
罗兰
没有事先书面协议的报销函格式：
亲爱的扎克：
我上周给你买的三顿午餐共计39.20美元。请至少在本周五支付一半，其余的支付到4月24日。我知道你在苦苦挣扎，但我用本周的部分汽油钱为你买这些饭菜。感谢您立即解决问题。
你的团队成员，
珍妮特
