策略和过程手册是一份书面文档，详细说明了组织的规则及其运行的具体方式。这涵盖了从组织的一般前景到如何处理传入邮件的详细信息。政策和程序手册的一些基本概念将使手册对员工更有用。
收集部门的反馈意见
在为组织编写正式手册之前，您应该收到所有不同部门关于其政策和程序的反馈。即使没有正式的政策和程序手册，各部门也可能有自己的非正式政策，备忘录和分散的指南。除非是为新业务或组织编写，否则策略和过程手册应考虑该部门的运行方式。由于学习曲线的原因，引入全新的政策和程序可能会减慢制作速度。相反，将政策和程序手册视为将所有非正式政策和程序合并到一个地方以避免混淆的地方。
但是，这不是绝对的规则。编写政策和程序手册的好处之一是，它使您有机会审查组织工作的有效性。编写手册时，请与不同部门的经理和员工交谈，看看他们目前使用的任何政策和程序是否繁琐，困难或不一致。如果是这样，您可能希望在完成手册之前召开会议以讨论更有效的工作方式。
区分政策和程序
政策包括描述可以或不可以做什么的一般规则，其范围从哲学到具体。例如，政策可以是“我们是环保的”，或“向招生部门提交所有入学申请。”程序描述了执行政策的逐步流程。在创建策略和过程手册时，通过制定策略标题和每个策略子标题或列表的过程来区分这两者。这将允许希望查找有关如何执行策略的特定信息的员工快速浏览手册。
要清楚明确
在编写政策和程序手册时，您可能需要经常检查您的工作，以删除任何行话，复杂的句子和含糊的说明。尽量将句子保持在15个字以内。避免可以以多种方式解释的run-ons或句子。而不是给出诸如“处理所有发票并将表单发送给经理”之类的指令，而是描述处理发票的过程并提供要发送给经理的特定表格的名称。
您可能希望让一名或多名员工查看政策和程序手册，以检查他们难以理解的任何部分。
定期检查和更新
政策和程序手册是一份活文件。为了使其有用，请在必要时定期查看和更新。每年召开一次会议，看看是否需要对政策和程序手册进行任何更改。这包括新的工作方式，重写困难或令人困惑的段落，以及集思广益的方式使手册更有用，例如通过添加更多信息或不同章节的颜色编码。
避免将时间敏感信息（如联系人姓名，个人电话号码和网站URL）放入策略中。请参阅部门名称，而不是参考手册中的特定人员或标题。这将有助于确保政策和程序手册保持更长时间的相关性。
