如果您是演讲者，顾问或教育工作者，研讨会可能是您的事。如果您是另一位企业主，研讨会可能是您营销业务的最佳方法之一。无论您组织研讨会的原因是什么，都应遵循相同的基本步骤，以创建一个平稳运行并给您的参与者留下深刻印象的活动。
选择你的主题。如果您是顾问或演讲者，您可能会被要求就某个主题与小组进行交流。如果您是组织研讨会以推广业务的业主，则应选择一个吸引目标客户的主题。例如，律师可以为公众组织一次关于遗产规划的免费研讨会。
选择你的场地。尝试估计您将拥有的参与者数量，并选择一个有足够空间供每个人舒适地坐着的场所。选择场地时，您还必须考虑价格。有些场馆的房间租金可能会达到数百甚至数千美元，而其他场所则更为合理。酒店经常有宴会厅，企业经常举办会议，因此这可能是您寻找地点的好地方。
创建和邮寄邀请。根据活动的规模和形式，您的邀请范围可以从在Microsoft Word中创建的简单文档到由专业设计师创建的精美设计。提前几周邮寄您的邀请，以便参与者有时间计划参加。但是，在实际的研讨会日期到来之前，请不要提前发送他们可能忘记的邀请。您也可以通过电子邮件发送邀请，但请记住，它们最终可能会出现在多个收件人的垃圾邮件文件夹中。
决定您是否提供午餐或点心。如果您的研讨会运行了几个小时，那么提供点心是一种很好的选择。如果您的研讨会在清晨开始或在午餐时间运行，建议您提供午餐。有些场地要求您在设施举办活动时使用其内部餐饮服务商的服务。在订购茶点之前，请务必了解合同规则。
创建演示材料。制作讲义副本，或在专业打印机上打印。您可能希望创建PowerPoint演示文稿，以便在您或您的演讲者演示材料时获得可视参考。您可以通过选择打印选项下的“讲义”轻松为参与者创建讲义。确保每页选择三个，并且您的参与者将能够直接在他们的讲义上做笔记。
在活动开始前几天，根据您的RSVP最终确定参加者人数。如果您选择，您可以打电话给您邀请的其他人提醒他们您的活动并给他们最后一次注册的机会。如果可能，请为您未联系的任何人留言，并指示他们如果计划参加，请尽快给您打电话。
创建登录表和名称标签。研讨会参与者能够结识其他人，并立即看到他们的名字和来自哪里，这是很好的。它消除了人们向新人介绍时所带来的一些不舒服的感受。如果您计划向参与者提供任何类型的继续教育学分，或者您只是希望在研讨会结束后与您的参与者保持联系，则登录表将证明是有用的。您可以询问他们的姓名，地址，电话号码和电子邮件地址。提供一个盒子是明智的，如果他们不希望收到您的进一步信息，他们可以检查。
为每个表设置创建数据包。您可能希望包含有关您的业务的宣传册和其他宣传材料。您还需要为参与者提供书写内容和笔以供他们书写。如果您没有带有商业标识的这些物品，您举办活动的地点可能会有他们乐意提供的笔和垫。
在活动开始前几天与您的联系人确认详细信息。如果您有食物供应，您还应该与您的餐饮服务商确认最终人数。一定要让您的餐饮服务商知道您是否需要它们来提供纸制品，如餐盘，餐巾或杯子。进行必要的付款安排。一些场地和餐饮服务商需要提前付款，而其他人则很乐意在活动当天收钱。
在活动前一天或早上设置您的场地。您需要确保您的场地工作人员按照您的要求设置房间。您还需要在客人到达之前将包裹和其他材料放在每个地方。在房间里走动，确保每个人都能清楚地看到房间前面的您或您的扬声器。
当第一批客人开始抵达活动当天时，请为您自己或贵公司的代表安排在场。你会想要问候人们并将他们引导到登录表，洗手间的位置和茶点。
提示
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在计划研讨会时尽量保持井井有条。小细节可能会让你不堪重负，而且你在活动前的组织越有条理，它就越顺利在大日子里运行。
警告
您将始终有一些参与者在您的研讨会上预留了一个没有出现在活动当天的座位。出现紧急情况或发生其他问题，以防止某些人真正来到这里。不要让它打扰你。很可能会有一两个人在最后一刻出现，并询问他们是否仍然可以参加。
