撰写投标拒绝信函是运营业务的一个常见但不受欢迎的部分。投标拒绝函由公司撰写，以通知另一家公司，公司所下的投标未被接受。在撰写此类信件时，请记住，您的信息应该礼貌和直接。它应该解释投标被拒绝的原因，并且还应该表明将很乐意考虑该公司未来的投标。
准备信的标题。包括投标被拒绝的公司的日期，公司名称，联系人姓名和地址。
适当和尊重地写信。这封信应使用“亲爱的”一词来解决，接下来应列出联系人的姓名。
通过感谢公司的报价来开始这封信。投标拒绝信应该是礼貌的，应特别感谢公司提供投标。它还可以包括出价的日期和工作。如果适用，请附上一句话，说明您对出价的某些细节印象深刻，并列出这些内容。
拒绝公司的报价。礼貌地说，该公司提出的出价尚未被接受，而另一家公司的出价也有。
提供拒绝的理由。在说明出价被拒绝后，请向公司提供有关为何做出此决定的详细信息的原因。这可能是因为价格或质量较差的商品，或者因为这家特定的公司并不完善。这为竞标公司提供了解问题的机会，并有机会在未来的业务决策中予以纠正。
鼓励公司将来再次竞标。关上这封信，打开门以备将来的机会。这使得竞标公司知道未来的出价是受欢迎的，并且总是有可能考虑并且可能接受未来的出价。
签署这封信。关闭信件并签名时请使用“真诚”一词。附上一张名片，进一步鼓励竞标公司继续竞标未来的项目。
