在您的库存中驾驭牛群是经营企业最具挑战性的事情之一。从操作方面来看，您总是想知道可以销售多少产品，以及何时获得更多产品。您的会计师也需要准确的库存，因此他们可以保持您的书籍有序，并为您提供做出业务决策所需的信息。在大多数情况下，但并非所有情况下，您可能希望通过永久库存系统来实现这一目标。
定期库存系统
有两种方法可以处理您的库存控制。一种是通过所谓的定期库存系统，这意味着在给定时期结束时 - 一个月，一个季度，一年或任何适用于您的情况 - 您关闭门，并实际计算您手头的库存。出于会计目的，您可以将此称为期间的结算清单。您之前的库存盘点是此期间的起始库存。您将所有购买交易添加到起始库存中，减去所有销售额，在理想情况下，结果将非常类似于您的结算库存。当然，我们并不是生活在一个理想的世界，实际上，你在库存之间的时间越长，差异就会越大。在定期库存系统下，库存量只有在计算后才准确，是一个很大的不便。
永续库存系统
永久库存系统需要更多的设置，但一旦到位，它就会更容易操作。您拥有的每件库存都会在购买时输入您的计算机系统。当它从库存中出来时，当它被出售或用完时，它会自动从您计算机系统中的现有库存中扣除。如果您的业务模式围绕着了解您拥有什么以及何时需要订购更多，这几乎适用于所有业务，那么使用永久库存方法可以提供很多优势。
定期与永久盘点
您将采取哪种方法来管理库存取决于您的情况。如果您满足于以“妈妈和流行”为基础进行操作，保持业务规模较小且库存较低，则可能需要定期库存系统。设置很少，您可以根据需要经常计算库存。如果您的公司计划涉及大量增长，您将希望尽早实施永久盘点方法，最好是从第一天开始。
缺点是永久库存方法设置起来很复杂，需要对计算机，软件和专业知识进行大量投资。如果您的预算紧张（初创公司通常就是这种情况），那么初始投资可能会超出您的管理范围。有时候，您需要选择能够在短期内提供基本永久库存管理的库存和会计系统，但随着业务和收入的增长，可以升级到功能更全面的产品。
这不完美
永久库存系统的重点在于，您将始终拥有准确，最新的库存物品数量。这是大致正确的，但在现实世界中，理论与实践之间始终存在差距。你将失去产品破损和盗窃;供应商会错误地向您开具发票，您将收到超过或短数的订单，销售人员将在销售中敲响或退回不正确等等。良好的培训，安全和库存处理实践可以帮助将其保持在最低限度，但您仍需要经常进行实际计数以验证您正在使用的数字。
您可以选择每年至少进行一次完整的实际库存，或者您可以选择持续的“周期盘点”。这只是意味着您会选择定期清点库存中的某些部分以寻找差异。您可以专注于价值最高或数量最多的商品，因为他们最有可能给您带来问题，或者您可以在一年中的某个时间点计算整个库存，并在发现错误时调整库存。
零售/批发环境中的永久库存
永续库存系统的最佳案例是零售业。当您的客户将产品带到柜台时，您可以使用某种形式的扫描仪，或者手动输入部件号。尽可能扫描更好，因为它减少了出错的机会。一旦销售完成，您的系统将减少现有的库存，以便在客户手中走出门。
如果您的其他销售人员从另一个部门的计算机中查找该产品，则新修订的总数将显示在屏幕上。当您的耗材量不足或甚至自动下订单时，您的系统还会提示您订购更多订单。最好的系统跟踪供应商的折扣和订购最低价格，因此如果折扣为1,000，您可以设置不订购950件。批发商以同样的方式工作，除非他们从制造商和分销商处购买并出售给零售商。
制造/生产环境中的永久库存
如果您从事的是制造产品，而不仅仅是销售产品，那么您将使用永久库存系统。在这种情况下，库存中的物料是原材料或子装配，最终它们将成为成品。您还需要在他们成为成品的过程中跟踪您的原材料，这可能需要一秒或两秒或长达几年，具体取决于产品。在那个州，他们被视为在制品。使用高效的永续库存系统，您永远不会耗尽原材料，并且您将知道有多少成品可供出售。更重要的是，即使您的材料成本有所波动，您也会知道您的制造成本是多少。
LIFO和FIFO会计
您的实际库存管理应始终确保货架上最旧的产品首先销售，即使它不是特别容易腐烂。随着时间的推移，包装会逐渐消失，盒子会受损，甚至钢钉也会最终生锈。但是，出于永久会计目的，您可以决定是否将每个库存视为当前最旧的库存或最新的库存。这些系统称为先进先出和后进先出，或简称为FIFO和LIFO。如果价格上涨，最老的产品将永远是最便宜的，最新产品将始终是最昂贵的。如果价格下跌，情况恰恰相反。这对您如何计算成本具有一些重要意义。
LIFO，FIFO和COGS
假设，为了演示目的，您的库存中最旧的商品是以85美元购买的，最新的价格是95美元，而您的售价是110美元。如果您以FIFO为基础，您的利润为110美元减去85美元的成本或25美元。如果您以LIFO为基础工作，那么您在同一笔交易中只能获得15美元的利润。如果您的目标是报告可能的最高利润，或许是为了给潜在投资者留下深刻印象或影响，您可能会发现使用FIFO方法是有利的。如果您希望控制记录的利润以最小化您的税单，那么LIFO方法可能 - 在这个假设的实例中 - 更有意义。您可以使用任何一种方法，只要您保持一致即可。至于跟踪您在零售中销售的商品的实际成本或制造中的生产成本，您可以选择加权平均方法来跟踪您的实际成本。
