无论信件的意图如何，正式的商业信函都需要特定的协议。在大多数情况下，商业信函应简明扼要，通常适用于一页。虽然您应该使用清晰，正式的书写风格，但有几种情况下使用缩写适合节省空间和时间。
前缀和荣誉
预计前缀和敬语都将在称呼和其他地方缩写。例如，商业信函将以“亲爱的约翰斯先生”开头，而不是“亲爱的约翰斯先生”。所有前缀和敬语的复数也缩写，例如多个男性接收者的“Messrs”和多个女性接收者的“Mses”。
公司名称
信头和“内部地址”都将以公司名称为特征 - 发件人名称和收件人名称。除非公司名称使用缩写注册，否则缩写公司名称的任何部分可能不合适。例如，如果公司注册为“Motts，Inc。”，您可以使用“Inc.”在内部地址中没有拼写出“合并”。同样，不要将“&”替换为“和”，除非它是公司名称的一部分。
地址
与信封的正面不同，当信封是信头，标题或内部地址的一部分时，应该将状态拼写出来。例如，如果收件人的公司位于西雅图，则内部地址将显示为“Seattle，Washington 98101”。
常用缩略语
后记是一封字母结束后的额外陈述，总是用缩写“P.S.”表示。如果您在信件中附加了额外的文件，可以通过写出“附件”，后面跟着文件的数量，或者通过缩写“Enc”来表明。低于你的签名。当您请求收件人回复您的信件时，RSVP是可接受的缩写。
主题和打字员
商业信函的主题可以在日期下方标明，“Re”的缩写为“关于”，然后是主题的简短陈述。如果代表其他人签署了一封信，则缩写“p.p.”可能用过了。例如，如果秘书代表其雇主写了一封信，那么打字员可以签署该信并在其上签名“p.p”。并在下面添加她的雇主的名字。 “p.p.”代表拉丁语短语“per procurationem”。缩写“cc”传统上代表“抄送”，但也可能意味着“礼貌复制”。在任何一种情况下，它都表示已发出一封信的多个副本，并将这些副本发送给的人员命名。
