为日本人举办商务会议与任何其他商务会议大致相同：通过他们的姓氏（姓氏）来参考参与者（如果您使用日语说话，请使用敬语 - 姓氏跟随姓氏）;事先通知参加者开始时间;提供咖啡，茶或水;按时开始;不要在说话时打断他们;坚持主题;避免使用幽默;并准备好直接的个人问题。
制备
尽早通知所有参与者的开始时间，并确保所有人 - 日本人和非日本人 - 都明白会议将在此时开始。日本文化高度重视对他人的考虑，守时是尊重的标志。
如果可能，请选择安静的位置。许多日本人会讲英语，或者学过英语，但背景噪音可能会让人难以进行对话。在安静的地点举行会议将确保舒适的聆听环境。
提供各种饮料。与流行的刻板印象相反，并非所有日本人都喝日本茶，特别是在与非日本人的商务会谈中。如果可能的话，最好为参与者提供咖啡，茶，日本茶和水的选择。
确保有足够的桌面空间供人们布置文件，如果需要，还有电子词典。同样，许多日本人会说英语，但他们可能不时想要检查会议期间使用的模糊或未知单词的含义。
在会议开始前留出时间让人们交换名片，并非正式地介绍自己。交换名片是日本商人的重要和必须的行为。
开始会议
表示会议将开始的信号，让人们自我组织和准备。
介绍参与者。如果您使用日语进行会议，请使用日语风格的介绍：组织优先，姓氏第二，然后是“-san”。最后给出的名字。您可以选择让参与者自我介绍;这是完全可以接受的，如果是英语，日本人可能会喜欢在小组面前展示他们的英语能力。
重申会议的目的和目标。这本来应该事先公布，但如果他们被提醒，它会帮助人们。保持主题是日本考虑的一个标志。
举行会议
说话时不要打扰他人。让发言者有时间说明问题。在日本，人们倾向于通过首先给出理由然后陈述观点来解释观点，而西方文化中的人首先陈述观点然后给出理由。这种不同的沟通方式可能是西方人不耐烦的根源，最好不要打扰。
保持主题。为结束或会议保留任何旁白或轶事。
避免使用幽默。即使日本文化正在发生变化，日本的幽默也很普遍，但在商务会议上最好避免幽默。幽默可能是美国人友谊的标志，但对于日本商人来说，它可能是不成熟的标志，也有可能不会突破语言或文化障碍。
为直接问题做好准备。 “外国翻译”网站警告读者，日本人在结识新朋友时往往会直接提问（见参考文献1）。诸如“你赚了多少钱？”之类的问题。 “你单身吗？”或者“你多大了？”可能导致。如果你不方便回答这些问题，找一个礼貌的方式来转移问题，不要表现出进攻。
