四种通信组件是编码，解码，传输介质和反馈。个人或商业通信消息的发送者通过一个或多个媒体对其进行编码和发送给接收者，接收者对其进行解码并通过提供反馈来响应。在商业中，有效的沟通可以完成交易，使管理者能够激励员工，并帮助公司与利益相关者进行互动。沟通不畅可能导致士气低落，生产力下降和缺乏信任。
编码
第一个通信组件是编码，即将想法和概念转换为符号和手势。发送方首先决定要发送的消息。如果编码过程很糟糕，好的想法经常会丢失。例如，根据哈佛商学院教授John P. Kotter和不列颠哥伦比亚大学教授Lorne A. Whitehead的说法，与无关事实和错综复杂的逻辑相混淆的谈话可能使得无法就事实进行清晰而富有成效的对话。欺骗性的沟通策略，例如恐惧贩卖，可能会产生对想象风险的焦虑，这些风险也可能使人们反对一个好主意。商业作家Theodore Kinni在哈佛商学院工作知识中写道，通过解释事实而不仅仅是背诵事实，通过使用情感和符号来放大信息并立即与员工联系，可以最大限度地提高沟通的力量。
介质
编码消息通过媒体或信道传输。两个基本的业务渠道类别是口头和书面。口头通信可以通过电话或使用基于互联网的技术进行，例如虚拟电话会议和网络广播。书面通信包括传统纸质媒体或电子媒体上的报告和备忘录。口头通道更快，因为发送者和接收者可以使用口头和非口头提示来传输消息并几乎立即提供响应。这就是为什么高管们在世界各地旅行以达成商业交易的原因，因为使用电子邮件和虚拟会议建立个人接触和信任可能会很困难。
解码
解码是消息接收者的工作。它涉及解释发送者传送的口头和非口头信息。为了成功进行业务通信，编码和解码过程必须同步。这需要接收者和发送者之间的信任。文化差异往往在建立这种信任方面发挥作用，特别是在非言语交际的解释中。例如，用手指指着在北美是可以接受的，但在亚洲的许多地方都被认为是粗鲁的。
反馈
反馈是通信过程中的最后一步，接收者响应发送者的消息。这个信号可以是口头的 - 例如，“是的，我认为这是一个很好的主意” - 或非言语，例如叹息或长时间的停顿以表示不同意见。反馈允许发送者通过重新发送或重新发送被误解的消息来采取纠正措施。但是，应该快速提供反馈，因为延迟会破坏商业创意并导致失去商机。
