企业主和服务提供商对客户负担不足并不罕见。例如，如果您是一名网页设计师，并且您正在工作的项目比您想象的花费更多时间和精力，那么您可能需要收取更多费用。在这种情况下，向客户发出借记通知单或借记通知单是有意义的。本文档广泛用于所有行业，用于增量计费，银行交易等。
提示
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借记备忘录或借记通知单是卖方发出的一种表格，用于通知客户他们没有收取足够的费用或收费。它可以管理特定发票上的余额并纠正计费错误。
什么是借记备忘录？
假设您拥有一家数字营销代理商，并且您的一位客户在下订单后会要求其他服务。您可以发出借项通知单或涵盖这些服务的新发票。如果您选择第一个选项，则需要在未结清应收帐款的月结单上记录借项通知单。
银行发出借记通知单，通知客户有关贷款支付，利息，退回支票费，DDA借记和信用费等的费用。本文档还可用于向佣金收取费用或抵消客户帐户中剩余的贷方余额。将其视为非正式发票。
借记与贷记凭证
作为企业所有者，了解借记卡和贷项凭证之间的区别非常重要。后者用于减少买方欠供应商的金额。买方记录其应付账款余额的减少，而供应商将其记录在应收账款余额中。
一般而言，当向客户收取的费用过高时，公司会发出贷项通知单。例如，工厂可以为200个单位的商品发出2000美元的发票，其中每个单位的成本为10美元。买方通知工厂有五个单元有缺陷。在这种情况下，工厂可以发出50美元的贷项凭证，并将交易记录在其应收账款中。
贷项通知单中指定的金额可以退还给买方，也可以用于购买。就像借记备忘录一样，这份文件通常用于以前的发票。这两个文档都可以纠正计费错误和发票错误。
创建借项凭证
借记通知单创建起来相对简单。首先，确定您的客户欠多少钱。接下来，选择一种格式，例如付款单或书面信函。在借记通知单中包含以下信息：
- 客户的名称和业务信息
- 您的公司名称和联系方式
- 贵公司的税务登记号码
- 客户参考编号（可选）
- 发票编号和日期
- 购买的商品或服务的简要说明
- 买方欠款
- 付款条款，包括可能适用的任何滞纳金
说明您发出借项通知单的原因。描述欠什么和为什么。使用专业的语气。如果借方通知单与先前发票相关，请在您的备注中包含其编号。根据您的偏好，您可以使用电子表格程序，文字处理程序，结算软件或借记通知单模板。许多网站，如Smartsheet，Template.net和Biztree，都提供可根据您的需求定制的免费模板。您只需填写，下载并打印表格即可。
完成后，将借记通知单发送给您的客户。如果他们没有按时付款，请创建并发送另一张借记通知单。考虑使用QuickBooks等软件程序来准确记录您的借记和贷记凭证，发票和其他财务凭证。
