韦伯斯特字典将字母定义为个人或团体的书面或印刷信息，通常通过邮件发送。当然，在我们的电子时代，许多信件都通过电子邮件传送，无论是在电子邮件正文中还是作为附件。尽管如此，商业信函仍然具有传统功能。因此，商业界人士必须了解这些功能，以便与商业伙伴一起给予正确的印象。
销售
尽管以电子方式开展业务的趋势，“传统的销售信函仍然是现代商业的重要工具，”加州州立大学商业和经济学院名誉教授Kenneth Zimmer和加德纳 - 韦伯学院副教授Sue C. Camp说。布罗希尔管理学院。此外，Zimmer和Camp坚持认为，大多数商业信函实际上都是销售信函，因为它们的目的是促进向收件人出售商品或服务。销售信函有五个主要目标：
- 吸引受众的注意力。
- 与收件人建立友好关系。
- 呼吁收件人的购买动机。
- 说服收件人采取行动。
- 为收件人提供采取行动的机会。
公共关系
任何公共关系努力的目标都是影响目标受众的信念，态度或行为。公共关系信就是这样，Melvin L. DeFleur和Everette E. Dennis解释说，他们是“理解大众传播：人文科学视角”的共同作者。公关信的主要目的是积极影响观众对公司的印象。或组织。
公关信函的一些例子是那些努力实现以下目标的例子：
- 促进新业务。
- 邀请客户开立收费帐户。
- 感谢客户的业务。
- 欢迎潜在客户加入社区。
- 宣布特别销售或服务。
- 提供使用公司服务的激励措施。
请求和回复
最常规的商业信函要么提出请求，要么回应Zimmer和Camp州。请求信的示例包括预订会议室，请求报价单，询问账单以及设置约会。尽管如此，Zimmer和Camp建议这些例行信件“不应该例行处理。”因此，在提交请求或回复请求时，您应遵循某些指导原则：
- 提供完整的信息。
- 永远不要提出无理要求。
- 准确而准确。
- 绝不是无礼的。
索赔和调整
客户有时会抱怨有缺陷的服务或产品。出现这种情况时，企业必须通过与客户谈判来做出调整。此外，企业还会写出索赔函，例如供应商未能发送正确的产品或根本不发货。但是，Zimmer和Camp表示，无论是回应或提交索赔还是调整，您都应牢记以下规则：
- 确保你拥有所有的事实。
- 在描述索赔时要准确和完整。
- 避免被指责，威胁或要求。 。
- 要有礼貌。
- 建议一个合理的解决方案，使所有相关方都同意。
社交沟通
Zimmer和Camp写道，在特殊场合祝贺商务人士是“共同的礼貌和传统”。当员工遭受损失或悲剧时，雇主也应发送慰问信，迅速回复正式邀请，确认退休并表达对礼物，款待或特殊待遇的感激之情。不承认这种情况使公司处于不利地位。
确保正确格式化字母：
- 使用公司信笺。
- 将对应日期与页面右侧对齐。
- 将收件人的姓名，官方标题和地址放在页面底部，左对齐。
- 用逗号而不是冒号来表达敬意，例如：亲爱的琼斯先生，
- 称呼与第一段字母之间以及每段之间的双重空格。但是，每个段落的主体单个空间。
- 不包括参考名称缩写，复制符号等。
