必须向您的员工传达有关您的业务的重要信息，例如政策变更或即将举行的会议的通知。获取信息的一种方法是起草备忘录。备忘录是提供基本信息的简单文档。他们首先告诉您的员工这些备忘录是来自谁，它是针对谁以及它是什么，然后他们在备忘录的正文中充实了这些信息。编写示例备忘录以使用模板以备将来的备忘录。
在计算机的文字处理器上打开一个新文档。键入“TO：”并包括括号或其他一些指示符，以表明必须在此字段中输入人员姓名。按两次Enter键开始一个新行。在第二个字段中，键入“FROM：”并包括括号以显示发件人的姓名必须在此字段中。按两次回车键开始一个新行并输入“RE：”或“SUBJECT：”并包括括号，表示必须填写备忘录的主题。
按两次Enter键，然后使用下划线键在整个页面上划一条线。这将区分上面的介绍性字段和下面将要编写的解释性字段（或备忘录正文）。
在第3步中创建的行下面写一两句话来解释备忘录 - 起草人必须使用这个空间来完整地解释备忘录的主题。
在样本备忘录的末尾提供一个空间，供起草人签署他或她的名字，并记下备忘录的任何附件。
