征求建议书是由公司，非营利组织或政府机构发布的文件，征求潜在供应商对所列要求的回应。虽然RFP的大小，范围和形式各不相同，但它们通常涵盖类似的主题。 RFP通常会告知供应商有关赞助实体，它想要获得什么以及列出选择的条款和条件。 RFP通常要求供应商解释他们有资格回应的原因，他们打算如何实现提案中描述的目标以及他们期望支付的价格。
描述RFP的目的和范围，包括您想要获得的商品，产品或服务以及您希望供应商拥有的资格。这将使供应商能够确定他们是否符合条件并希望做出回应。通过表明您的公司需要在三个月内交付10,000个蓝色小部件，您的组织正在寻找一个位置和设备，为老年客户每天准备和提供200顿饭，或者您的机构需要培训以改善客户服务，您可以保存自己和您的供应商的时间和精力。
写下您的公司，组织或机构的描述，为潜在供应商提供有用的数据。由于大多数供应商需要花费时间和金钱来回应您的RFP，这有助于建立未来的工作关系。解释您打算通过他们的产品或服务实现的目标。确定他们应该向谁提出问题和通信的人。
详细说明工作范围，以便供应商可以准确预测人工，材料和其他成本。列出您的预计完成日期，以便他们制定切合实际的时间表。描述您期望他们满足的条件，例如劳动力，环境和安全标准。说明您需要的性能标准以及您希望如何监控和评估其工作量。
列出您希望它们提供的计划，报告，产品，服务和材料以及您希望每个完成的时间。供应商可能会遇到阻止他们按预期交付您要求的情况的情况。您的期望与供应商之间的差异可能是合同谈判期间讨论的主题。一些RFP包括一个包含拟议合同标准项目的部分，例如取消条款和保密协议
在您的RFP中包含您将用于评估您收到的回复的标准以及奖励给中标者的方式和时间。这对于避免偏袒或其他不公平做法的说法很重要。许多RFP使用积分系统，为成本，工作范围，资格和人员等项目授予积分。
