在技术，冗余过程，太字节，千兆字节和重复信息副本的时代，记录管理是所有组织应该确定的平凡而又关键的做法。维护数据文件的方法越来越多地成为良好业务决策的基础。
记录管理涉及什么
记录管理涉及数据收集，存储和最终适当销毁的多个领域。科学分为多个类别：输入和收集，存储，冗余和备份以及减少。输入和收集为员工建立协议，以跟踪数据的创建方式以及应遵循的归档系统，以便以后轻松检索。它还规定了应该保留什么，不应该保留什么。存储可以涉及硬拷贝和电子文件，并且建立关于允许什么存储装置和什么不存储装置的参数（即，硬盘驱动器与纸质文件夹相对于网络或闪存驱动器）。冗余和备份涉及在发生灾难时保留重要信息的安全副本。最后，reduce指定了允许从业务系统中销毁和消除数据的方法。
统计协助决策
记录管理允许轻松收集统计信息。许多商业决策都是基于趋势分析。趋势分析的开发和构建基于查找信息和数据模式，并对这些模式的行为做出结论。信息管理越好，趋势分析和相关业务知识就越好。
避免信息丢失
记录管理的另一个关键组成部分是防止数据丢失。它很容易发生：一个文件被删除，错误的文件夹被粉碎，一个坏的员工带着敏感数据走出大楼。
记录管理确保存在预防性流程以便以受保护的方式组织和归档信息。然后，冗余会发挥作用，例如备份系统和多个副本存储库，因此如果一个文件系统被销毁，它可以被最近的副本快速替换。最后，安全措施有助于捕获被篡改的记录，从而危及公司的福祉和利益。
组织利益
记录管理提高了效率。通过即时分析和信息检索，可以更快，更轻松地找到数据，并改善决策制定。改进记录保存可减少资源浪费。遵循适当的协议时使用较少的纸张和存储系统空间。当适当的记录管理确保存在最近的备份副本时，可以避免意外破坏和永久丢失。记录管理部门还保留了一份文件记录，以帮助保护公司在诉讼期间的行为。最后，记录管理有助于在处理，响应和服务客户或项目时保持良好的组织。通过保持有组织的信息收集系统，可以在特定于客户或项目的需要时检索有价值的数据和信息。
外包作为一种选择
许多公司希望继续致力于他们的核心专业，并且不希望对维护数据系统感到困扰。在这种情况下，使用合作伙伴或供应商来维护和设计记录管理是非常有益的，这样客户公司就可以专注于他们的核心业务。管理部门归结为支付服务，以确保收集和维护存储的信息，因为客户需要它来进行决策。许多大公司已朝着这个方向发展，以提高效率，有时只将备份服务外包，而其他公司则将整个记录系统转交给供应商以实现更好的管理。
