更改公司的结算程序可能会影响您与大量客户开展业务的方式。您不能简单地更改预定发票日期，提高付款金额或以其他方式修改您的条款，而无需提前通知客户。否则，您将面临通话，投诉，收入损失和负面评论的前景。制作您发送给客户的信件，以便为您的新政策的“谁，什么，何时何地”提供完整的答案。
澄清目的
程序变更的正式公告应公开，并明确说明信息来源，影响的人口和变化的性质。要实现此目标，请使用您的公司信头，以便收件人立即知道您的身份。如果您在文字处理软件中将消息设置为邮件合并项目，则可以在每个字母中加入自定义的称呼，以避免可怕的“尊敬的客户”介绍，从而使任何消息失去个性化。重申您对收件人业务的感谢，并在简短的第一段中阐述政策基础。例如，您可以宣布“因为我们非常重视您作为客户，我们会与您联系，通知您我们的结算程序即将发生的更改会影响您与我们的帐户。”
提供细节
在介绍了您的沟通的整体主题后，请到下一段中的要点。解释 - 尽可能简洁 - 即将发生的变化以及新规则与旧规则的区别。客户希望确切了解您的政策如何影响他们。如果您未能提供清晰，合理的解释来解答所提出的所有明显问题，那么在您的信件到达收件人邮箱后不久，您的电话就会开始响铃。为了确保您已经解决了所有必要的细节，请朋友，同事或其他外人在原型阶段阅读您的信件，并根据他们提出的任何问题来改进您的信息。
确认时间
准确描述更改生效的时间。如果客户必须开始使用在特定月份的结算周期内生效的新付款地址，请告诉他们“从您的月份和年份付款开始，请将支票发送至地址。”如果客户看到付款条款发生变化，请告诉他们“我们正在将您的最低付款金额从月份和年份的余额数量提高到数量百分比。”为避免混淆，请使用此时间表来概述更改并提供完整的日期，以便您的信函成为客户文件的可行的未来参考。
让它成为官方
在您关闭信件之前，请以坚定但友好的方式明确说明您的更改不代表可选条款。客户必须意识到他们不能选择退出您的程序，除非关闭他们的帐户，并且在更改日期之后继续与您做生意确认他们接受并同意遵守您的新规则。提供您的姓名和联系信息，即使这些信息都显示为信头的一部分，并强调如果他们有疑问或意见，欢迎客户来电。
