为了确保它们符合美国国税局（IRS）法规以及州和地方政府法律，公司必须在其薪资系统中包含关键的员工和公司信息。设置和运行构成工资单系统的不同组件需要尽职调查和充分了解税收立法。因此，公司通常雇用外部顾问，簿记员或工资单服务来存入税款，处理W-2，管理退休和保险计划以及执行其他与工资相关的职责。
员工信息
在新的雇用过程中，公司必须收集医疗保险和W-4表格等信息，以确定应从员工的薪水中扣除什么。这些表格还向雇主提供关键信息，例如员工的社会安全号码以及用于联邦和州税收的预扣金额。系统还必须跟踪和处理员工免税状态，养老金，保险计划或退休基金的变更。
薪资信息
作为新员工流程的一部分，薪资系统包括一个组件，用于指定哪些员工是全职员工，兼职员工和承包商。对工资单系统中的工人进行分类很重要，因为政府对那些对员工进行错误分类的公司征收高额罚款。
时间表
如果不了解员工工作的小时数，雇主就无法确定向员工支付的费用。虽然有些工人得到薪水，但其他人每小时得到补偿或被指定为非豁免雇员。工资单系统包括时间表信息或记录每小时和非小时工时的区域，并检查其准确性。可以通过计算机化的时钟，穿孔卡印章时钟或纸张时间表收集信息。
适用的税费和扣除额
虽然美国国税局为公司提供税表来计算员工税预扣税，但供应商和工资单计算机系统也可以提供这些信息。在总结适用的税收时，雇主必须考虑年初至今的年度收入，工资水平和税收减免。此外，工资单系统必须计算通过养老金计划，401（k），保险计划，工会会费和扣押所做的扣减。工资部门还监控有偿还金额的贷款和其他扣除额，并在偿还总金额时停止支付薪金。
工资单注册
工资单寄存器汇总了日记帐分录中的员工收入和扣减信息，该日记帐分录被插入总帐以用于会计和一般研究目的。工资核算登记册还用于创建税务报告。这些文件由工资单员工准备或使用工资单计算机系统生成。
手动付款
有时，由于终止或工资单错误，公司在支付期间向员工发放手工薪水。薪资系统必须考虑工资核算登记簿中的支票金额，以便进行税务和报告。这可确保雇主的预扣税金额与员工扣除额相协调。
