无论是员工会议还是涉及经理，员工，CEO和投资者的会议，都需要有人在那里记录会议并与不在场的其他人分享信息。由于回忆时间很短，会议纪要也可以提醒当下的人们讨论所讨论的问题，做出的决定以及人们应该采取的行动。由于会议记录可作为未来商业交易的指南，因此组织并包含正确的信息非常重要。首先是可靠的工具。
选择你的工具
在选择工具时，选择最适合您的工具，并让您掌握会议中发生的事情，并采取连贯的注意事项。对于某些人来说，这是笔记本电脑或平板电脑;对于其他人来说，它是笔记本和笔。拥有录音设备（如录音机或带录音应用程序的智能手机）也可以帮助您稍后查看会议。如果您使用的是智能手机，平板电脑或计算机，请关闭所有声音，游戏或社交媒体应用程序，以免在会议期间中断。这些工具可以帮助您更快地记笔记 - 但是您应该随时备有笔记本和一些钢笔或铅笔作为备份。
使用模板
开发模板可以帮助您节省时间，因为您不必在会议期间花费宝贵的时间来撰写讨论的主题。计算机程序（包括Microsoft Office）提供您可以使用的业务会议模板 - 或者您可以使用在会议之前收到的议程来开发自己的空白文档。这些模板通常包含“参加者”，“行动项目”，“新业务”等部分，但请与您的雇主核实是否需要任何其他项目，例如出席的股东姓名，名称客人和会议地点。在每个部分的顶部，创建一个包含单词“Time”的小方框，这样您就可以记下该部分开始的时间。在计算机上，以Word或其他可编辑格式保存模板，在每个部分留下一些空格。如果您要创建要打印的模板，然后手动填写，请在每个部分留出足够的空间。当你匆忙写笔记时，你会经常写得更大，占用的空间比你有更多时间时要多。
包括什么和遗漏什么
在会议上花几分钟的目的不是记录人们讨论的每一件事，而是记录发生的事情，建议“罗伯特的秩序规则”，这是一本概述如何处理议会会议的简短书。这本书经常被非营利组织和企业用作运行会议的指南。例如，在会议记录方面，不要浪费时间写下某人针对特定业务行为所做的每一个论点。例如，当有人提出动议时，请记下动议的确切措辞，提出动议的人以及投票的最终结果。但是，你不需要写下每个人对该议案赞成或反对的评论。当有人撰写报告时，请记下撰写报告的人员，报告的名称，报告的简短摘要以及采取的措施。因为你正在花费“分钟”，所以也要写下决定的时间，以及人们开始讨论这个项目的时间。
发展速记
即使你没有写下发生的每一件事，有时候会议中的行动可能会比你能跟上的更快。当发生这种情况时，请使用自己的速记。例如，您可以使用常用商业词的缩写，例如“mgmt”用于管理或“prod”用于产品或生产力。对参与会议的人使用缩写，例如John Smith的“JS”。问号等符号也可以是“问题”的简写。例如，您可能会写“JS？”表明约翰史密斯问了一个问题。开发自己的速记，然后在发布会议记录之前将其翻译成每个人都能理解的术语。
