无论是与客户会面提出建议还是与员工共进午餐，通过电子邮件发送邀请都是一种快速有效的协调活动的方式。
考虑您的受众。您的电子邮件的语气需要适应您邀请参加午餐会的人。如果您的午餐会与员工在一起，并且您将花时间讨论策略和头脑风暴，那么随意的音调就可以正常工作。如果会议的目的更加严重，您需要在邀请工作人员的通信中明确说明。如果午餐会与客户会面，您可能需要更正式的语气，这取决于您与他们的工作关系。
找到一个能够容纳您的团体的餐厅。根据被邀请者的数量，您可能想要寻找有私人房间的设施。在计划与客户共进午餐时，可能会有助于找到一个不那么忙碌的餐馆，因为噪音会导致谈话不紧张。
决定邀请谁参加午餐会议并查阅办公室日历，以确定所有参与方是否在相关日期可用。对于员工午餐会议，请快速打电话询问当天是否有所选的被邀请者，然后在计划完成时要求他们保持开放状态。
致电所选餐厅并设置暂定预订。让他们知道您可能需要调整距离该日期更近的与会者人数。如果您发现您的参加次数比原计划多，请务必尽快通知餐厅，以便工作人员满足您的需求。
撰写您的电子邮件，包括您希望邀请的每个人的电子邮件地址。使用主题行说明电子邮件的原因。包括“重要”或“标记您的日历”等字词，并包含日期和原因。例如，您的主题可能是：“重要：需要在2月18日/ 9月RSVP工作午餐。”当然，与客户共进午餐时，您需要对主题行进行细化并将其转化为请求，而不是需求。
使用电子邮件正文解释午餐会议的必要性以及您希望参与者在会议期间带来或分享的内容。根据扣人的难度，您可能要求他们回复，以便您可以与餐厅确定预订次数。如果您正在设置客户午餐，您可能需要申请午餐会，并说明您想与他们讨论哪些项目
提示
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您的方法应该基于您公司的工作氛围，从休闲到正式。将副本发送给管理人员，以便更新办公室日历。
