无论您是自愿在每周员工会议期间自愿跟踪活动还是您的同事选择您到慈善基金会的记录秘书办公室，您必须构建清晰准确的记录，了解组织会议期间发生的事情。会议纪要作为讨论或采取行动的正式记录。因此，它们通常被视为历史文件。因此，参加优秀会议纪要的重要性不容小觑，与会者将非常感谢您对细节的关注以及您的专业精神。
你需要的物品
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罗伯茨规则手册
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会员名单
选择记录会议纪要的方法。在会议过程中，权衡磁带录制，打字笔记和手写详细信息的优缺点。考虑一种故障安全方法，例如这两种方法的组合。例如，您可以录制会议录音，并在笔记本电脑或平板电脑上键入备注。
获取“罗伯特的订单规则”的副本或访问该入门的在线订阅，该入门关于议会程序和进行和记录会议的最佳实践。研究记录会议讨论，动议，动议秒，讨论和投票的正确格式。如果可能，请在会议期间获得您可以访问的书籍或网站的副本。如果成员向您寻求有关适当治理，行为，官方记录和会议记录的答案，这将是非常宝贵的。
格式化分钟的介绍和结构。例如，在简介中列出会议的日期，时间，人员姓名，地点和目的。会议纪要应反映会议召开的时间以及休会的时间。正式会议的目的可能只是每月一次的会员会议;但是，如果您要记录特殊会员会议的会议记录，请确保您的会议记录准确反映出这是该组织在正常业务过程中通常不会进行的会议。许多公共部门组织可以召开特别会议来讨论保密事项，例如人事问题，这些事项不受国家阳光法的某些规定的约束。
当组织主席或集团领导向您介绍时，站起来。如果您没有正式介绍，请向小组介绍自己，并解释您作为录音秘书或笔记记录员的角色。告诉小组您正在使用哪些方法来捕获会议讨论。通过这种方式，成员会将您识别为负责创建和维护组织官方文档的人员，这对于不了解您的成员或不熟悉组织及其实践的成员尤其有用。此外，您的介绍可以建议与会者必须发出声音，以便您有效地执行记笔记工作。
要求与会者在您快速记下他们的名字和他们就座的位置时自我介绍。这样，在录制动作，秒和讨论点时，您不必经常要求人们重复他们的名字。例如，您应该始终记录提出动议的人的姓名，指定动作的人以及要求对动议进行投票的人。当有人要求投票时，他们通常会说“请求提问”。该小组的领导人然后要求成员投票。如果在投票前进行讨论，请记录讨论的重要部分并记录任何正式异议。你关于动议和投票的说明也应该包含ayes，nays和abstentions的名字。
避免在您的笔记中插入主观陈述。不要通过他的语气，变形或非语言暗示来解释说话者的意思。会议纪要必须是事实和客观的 - 参与者陈述的任何扭曲都可能侵蚀您的会议记录的完整性，并质疑您正确记录会议记录的能力。例如，写道，“John Doe提出以下动议：在国家气象局预测杰克逊，亚当斯和麦迪逊县超过5英寸积雪的日子关闭学校，”不是“John Doe强调说他希望这个团体在区域天气状况显示恶劣天气和无法通行的道路的日子，是否关闭学校的投票。“
会议结束后尽快完成会议记录，同时您的行动仍然是新鲜的。查看笔记，收听录音带并准备起草最终版本。如果您对会议期间发生的事情有疑问，请与团队中的高级职员或领导进行协商。在某些情况下，您可能需要联系需要澄清其陈述的人。
为您的团队领导提供您建议的最后几分钟;请求反馈，问题或更正。当您获得绿灯时，请准备最终版本并安排将会议记录分发给会员。使用您组织的首选方法分发会议记录的副本，无论是通过电子邮件，蜗牛邮件还是个人递送，如果您与与会者处于同一办公室设置中。
提示
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如果您的会议包括初始点名，您无需要求会员自我介绍。只需捕获在场人员的姓名并记录缺席人员的姓名。滚动呼叫通常是正式会议中的标准程序，例如与董事会的会议。单独记下人们坐在哪里。这将成为您的“备忘单”，因此您可以在分钟内轻松地通过姓名引用人员，或在您要求某人澄清或重复她所说的内容时解决这些问题。
即使会议是非正式的，您作为记录员的角色也不是。即使是非正式会议，也要认真对待笔记承担责任，并制作正确的书面笔记，准确，正式地描述会议活动。与会者将非常感谢您对细节的关注。
警告
不要使用像智能手机这样的设备来捕捉会议记录 - 它不会产生积极的形象，不知道智能手机功能的人可能会认为你只是在手机上玩而不是听组织的成员正在讨论。
