成功的接待员能够优雅地管理多项任务，同时给客人，访客和潜在员工留下积极的第一印象。无论您是在小型专业服务公司还是大型跨国公司工作，正确的组织技能都是维持有效接待台的关键。最好的接待组织理念简化了日常任务，使招待更有效。
快速参考指南
为常规信息创建快速参考指南，例如常用号码，办公室号码和电话分机列表。层压这些指南，使其易于快速处理和参考。在未处于活动状态时，将这些指南放在有组织的文件中。考虑根据要求提供这些指南的额外副本。这些指南将使您更有效率，并可以帮助加快日常任务，如转移呼叫。
主要任命
按预约时间列出当天的预期访客列表。记下此人的姓名以及您抵达时应通知的人。此列表将允许您为访问者自定义欢迎声明。例如，当客人到达时，您可以说：“欢迎，史密斯先生.Epps女士对您的会议感到很兴奋。”这种类型的问候使客人感到更受欢迎，并可以帮助改善他的会议结果。这种定制的欢迎对员工访谈尤其有用。如果一个潜在的员工感到受到欢迎，她将会更加放心地接受采访，并对公司的工作有更好的看法。
打破轮换时间表
当您休息或生病时，确保您有适当的备份来履行您的职责。制作“备忘单”，概述可以给予您填写的任何人的基本职责和功能。考虑创建一个正式的计划，以便在公司的不同部门之间轮换覆盖职责。此轮换系统将为您提供与业务的多个部分的更多联系，这使您更容易在将来引导问题。
公司剪贴簿
创建一个公司剪贴簿，突出正面新闻报道和公司活动。在您停机时制作这些书籍，并将它们放在等候区域供访问者查看。这些书将为游客提供一种建设性的方式，让他们在等待预约时消磨时间，并帮助他们同时更熟悉您的公司。通过让您的客人保持忙碌，您将能够将注意力集中在其他任务和电话上，从而提高您的组织效率。
茶点
您可以在前台轻松抵达茶点。安装一个小冰箱，将冷饮放在桌子下或等候区。您可以使用一杯咖啡机，以及糖和奶油等标准咖啡产品。在您的接待柜台或一碗硬糖上放一盘烘焙食品。通过关闭这些茶点，您可以为您公司的客人提供热情接待，而无需离开接待区。
