如果没有数据库管理系统组织，控制和编目数据，信息系统将是一个有组织的数据集合。数据库管理系统的最终作用是使用数据安全性实现控制并为数据文件提供维护，以确保数据的完整性。
文件结构的编目
在数据库管理系统（DBMS）中编目文件的过程非常重要。有各种文件类型，从实际的计算机代码和查询程序（提取信息）到系统实用程序和记录维护程序。所有这些程序都有一个独特的文件结构，由系统原理图或“模式”标识。如果没有文件结构的过程，文件将难以访问和操作。 （DBMS）内的文件结构为文件访问和管理提供了有序的结构。
识别数据库类型
DBMS系统可以包含各种数据库类型。数据库保存信息的记录结构。 DBMS中的数据库可以是索引，顺序或关系数据库。索引数据库基于主键，可以在数据库结构中的任何唯一字段上建立索引。通过从数据库中的第一个记录开始访问顺序数据库，并且关系数据库由记录组成，这些记录可以基于唯一标识符连接到另一个数据库中的其他现有记录。 DBMS允许对这些数据库类型进行分区，编目和访问。
数据安全
数据安全性是任何信息系统的重要特征。 DBMS提供安全表，这些表是为用户信息，标识和密码指定的记录。安全系统由关系数据库表构成，并且每个表中必须满足每个条件（用户访问代码）以供用户访问系统。 DBMS系统可以具有内置安全应用程序，通过使用系统实用程序应用程序中的权限表来分配用户权限和特权。
表和记录
在DBMS中，所有数据库都分配了记录。记录分类为项目或详细记录。项目记录是一般信息记录，详细记录侧重于项目记录中的字段标识符，并提供有关该字段的额外“详细”信息，并从项目记录生成其记录。表是存在项和详细记录的结构。项目和详细记录的示例是数据库上的家具的描述，该数据库包括用于装运，支付等的一般数据字段，以及相应的详细记录，其进一步将家具分解成各种颜色。
数据集的完整性
如果信息系统是基于事务的处理系统，则创建数据集以对用户发起的数据的变化进行编目，其中所有变化都报告在事务异常报告上。使用批量或实时方法收集，分发和处理数据。如果是批处理例程，大多数组织将每天更新一次系统，而使用实时系统，可以立即添加更新。
