报告您的组织获得的资助是资助机构与资助接受者之间关系的一个重要方面。拨款报告提供有关原始拨款提案中执行的活动，新发现，陷阱，成功和财务的信息。在资助报告中诚实，明确和即将到来有助于资助机构衡量其影响并从您的组织的经验中学习。报告原始拨款提案中提出的具体可交付成果和活动非常重要。格兰特报告通常包括求职信，封面，叙述和财务部分。
收集信息和委派任务
在开始撰写赠款报告时，您希望清楚地了解您在赠款提案中提出的具体细节，并且非常熟悉该赠款资助的项目。请参阅拨款提案并授予奖励信。
在报告截止日期之前，请从您需要完成补助的适当部门负责人那里获得帮助。例如，咨询财务报表的财务和会计，现场报告的计划工作人员，签字的执行主任和图片的通信。
收集各种材料，并在报告中将它们放在一起时保持它们的指尖。
写封面和叙述部分
第一部分是封面，并要求提供基本联系信息和数据，以便将您的拨款报告与原始拨款提案相关联。此部分包括贵组织的法定名称，授权中描述的项目的日期范围，组织的执行董事或总裁的姓名，最熟悉受资助项目的联系人姓名以及拨款报告。还包括您的完整邮寄地址，电话和传真号码，电子邮件地址，项目名称，拨款金额，拨款ID号码以及拨款的目的。确保所有这些信息都与原始拨款申请和奖励信中的内容相对应。在报告的页脚中，输入您的授权ID号和报告的页码。
在叙述部分，解释项目资金如何在您的社区或您帮助的人的生活中发挥作用。您可以提供定量数据和统计数据，如毕业率，收入水平或等级。您还可以提供定性数据，例如调查，访谈或受益于您的服务的个人或家庭的故事。
如果您发现任何新的资助，请告诉资助者。如果发生任何意外情况，无论好坏，请详细说明。
如果您与其他组织合作以及它如何影响项目，请告诉资助者。这很重要，因为资助者重视组织之间的协作。
分享从项目中汲取的经验教训。详细描述项目期间出现的任何挑战以及如何克服这些挑战。如果你做得好，你会从资助者那里获得很多尊重。当非营利组织宣称它与糖涂层相反时，他们很欣赏。
让资助者了解项目的未来计划。如果项目将继续，请包括资金来源。解释如何根据新的经验教训改变项目。
感谢资助者慷慨地投资您的项目。表达你的感激之情。添加任何其他相关评论。
包括财务
资助者可能会要求提供特定的财务报表，如收入，现金流和资产负债表。提交项目年度的请求报表。解释从您获得拨款奖励到报告时间的财务状况的任何极端变化。你最好指出它并且有一个很好的解释，而不是让资助者自己发现。提前。
提供有关特定项目的补助金资金的详细报告。您在此部分中提供的详细信息应与授权提案中的预算直接对应。
如果您有意外成本，请将其包含在报告中并将其标识为此类。还在补助金报告的叙述部分解释这些费用。
打包报告
附上一封简短的求职信，详细说明报告的内容，其中应包括您的奖励ID号。这封信应该来自贵组织的执行董事或总裁，以及他们在资助机构的同等资格。这封信应该再次感谢捐助者的捐款。你永远不会真的感谢。
在另一位同事的帮助下编辑赠款叙述。获得财务方面的财务最终签署。在编辑过程中，确保报告的字体和色调始终一致。
附上调查，图表，地图，统计数据或收集的信息来衡量您的项目。您总结了叙述部分中最重要的方面，但这些方面应该可供参考。尽可能简洁地呈现所有数据。
谨慎使用促销附件。资助者非常忙碌而且没有时间涉及你的每一个活动传单，图片和新闻稿。选择最好的两三张图片，一个已发布或播出的媒体片段，或者可能是您组织的新闻稿。如果您选择附加其他材料，请确保它有助于您的情况，并与项目直接相关。
从您组织的授权代表处获取签名 - 可能是签署授权申请的同一人。
按时提交
以奖励信中规定的媒介和模式发送补助金报告。资助机构可能会要求发送电子邮件，拥有在线门户网站或者更喜欢USPS邮件发送的三份副本。双重检查总是最安全的。
确认收据。如果您没有收到自动确认，您可以联系资助机构的相关工作人员确认收到您的资助报告。
保存一份副本以备记录。如果您的授权报告发送时发生任何事情，您需要准备好向资助者提供另一份副本。
