国税局W-9表用于获取个人或公司的纳税人识别号码。公司使用此表单为新供应商获取TIN。在获得初始IRS表格W-9后，公司无需获得已建立供应商的更新表格;如果某些信息发生变化，供应商有责任提供更新的W-9表格。
更新W-9信息
如果供应商的名称或TIN发生变化，供应商有义务向公司提供新的W-9表格。此外，如果供应商的业务结构改变其税收要求，则应提供新的W-9表格。
使用W-9
美国国税局要求公司提交1099表格，向某些供应商报告超过600美元的款项。 W-9表格确保公司有足够的信息在必要时提交1099表格。
替代表格
美国国税局允许公司使用自己的表格，而不是表格W-9，如果它要求基本相似的信息。例如，公司可以创建自己的供应商设置表单并将其邮寄给所有新供应商。此表格可能包括公司特定的供应商信息以及W-9表格中包含的信息。
表格W-9信息
W-9表格征求供应商的名称，邮寄地址，税收分类和社会安全号码或雇主识别号码。 W-9表格或同等替代品还必须要求卖方证明所提供的纳税人识别号码是准确的，供应商是美国公民，并且该供应商不需要支付预扣税。
处罚
如果公司向供应商索取W-9表格，并且供应商未能遵守，则供应商可能会被罚款50美元，除非由于合理原因而非故意疏忽导致失败。如果提供虚假信息，供应商也可能会受到民事和刑事处罚。
