如果您正在开始一份需要专业文职职责的新工作，邮寄个人或商业信函或者为筹款人或其他活动发送传单，您将需要学习如何正确填写信封。未正确显示的邮件可以向收件人发送一条消息，表示您对他或她不够关心，无法花时间将物品折叠并插入信封中。
在您填写信封之前解决您的信封，特别是如果它们包含给客户或潜在客户的信件。可以通过使用打印机通过打印可以固定在信封上的邮寄标签或通过手写地址来将地址直接转移到信封上来解决信封。只有在向朋友或家人发送个人信件时才应使用手写信封。
收集必须放入信封的材料。如果你有很多信封来填写类似的信息，找到一个大的表面区域，如桌面，桌子或柜台。将每个邮件的不同组件分隔成独立的堆，距离您工作的距离可以到达。
检查邮件中包含的最大纸张。如果最大的纸张是典型的8.5×11英寸字母，则需要折叠成三分之一，所有较小的纸张或邮寄组件都折叠在里面。如果最大纸张尺寸明显小于普通纸张尺寸的纸张，则可以将纸张折叠成两半，或者如果纸张适合放入信封内，请将其展开。
将折叠的纸张滑入信封，使其开口端朝向信封的底部正面。您的收件人应该能够打开信封封口，拉出您的信件并阅读邮件内容，而无需翻转或颠倒纸张。如果您没有使用自密封（或粘背）信封，请用湿海绵密封信封。
