电话会议为您的团队聚集在一起讨论项目，接收最新信息并获得共识提供了便利的解决方案。许多公司都与会议服务公司签约，这些公司可以提供专用的电话号码和人员访问代码，以及安排和通知电话会议的网络实用程序。分配的电话会议号码可以随时灵活地召开电话会议，会议通知可以通过电子邮件发送给与会者。针对小公司的预算或免费电话会议服务在安排时分配电话会议号码，因此在线安排会议需要最少的计划。
专用会议线
打开新的电子邮件或会议请求（如果您的电子邮件应用程序具有此功能，例如Microsoft Outlook）。在“收件人”或“参与者”部分中键入与会者的电子邮件地址。在“主题”行中键入会议主题。
在电子邮件正文中键入以下信息或使用会议请求中的自动字段：会议日期会议开始时间（包括时区）会议结束时间（包括时区）呼入号码（您的专用会议电话号码） ）会议代码（如果适用，参加者可以访问会议）
打开会议请求计划部分，并使用每个参与者旁边的下拉菜单指定他们是必需的还是可选的与会者（大多数计划都根据需要默认参加者）。如果在线提供时间表，请检查所需的与会者是否在所需的时间范围和日期内可用。
通过单击电子邮件工具栏上的“附件”按钮附加议程或会议资料。如果需要，请在电话会议详细信息后在电子邮件正文中键入消息。单击“发送”按钮以发送会议通知。
使用Web Utility安排电话会议
登录您的会议服务帐户，例如Premiere Conferencing，Go To Meeting或Free Conference。
单击“计划会议”选项。选择会议日期，开始时间和结束时间（或持续时间）以及预期的与会者人数。在“主题”字段中键入会议主题。单击“免费电话会议”或“直接拨号会议”选项，选择电话会议类型。
查看信息的准确性，然后单击“计划”按钮。打印电话会议详细信息的确认页面，或将信息保存到您的计算机。
单击选项可向与会者发送电子邮件通知。在相应字段中键入与会者的姓名和电子邮件地址。单击“发送”按钮，通过拨入说明和电子邮件地址确认向您的与会者发送通知。
提示
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要求与会者确认他们将加入电话会议 - 他们可以肯定地回复您的电子邮件或点击会议请求通知中的“接受”按钮。在会议前一天发送提醒电子邮件和任何补充信息。使用Web工具安排电话会议时，请延长持续时间或结束时间，并分配一个或两个以上的与会者，以提供灵活性。会议服务通常仅向您收取与会者人数和实际使用分钟数。
警告
通过在发送通知之前检查会议详细信息来避免混淆。某些电子邮件应用程序会记录日历中的所有会议请求，并添加冲突或更新的会议（不替换过期的约会）。
