志愿者免费为他们首选的慈善机构，教堂和其他组织提供服务。然而，虽然志愿者自由地给他们的时间，但许多组织不希望他们的志愿者必须支付志愿者，因为他们使用他们自己的汽油和车辆去他们的志愿者工作，有些甚至会使用他们的私人车辆来执行工作。如果一个组织能够负担得起，它通常会报销志愿者的旅行费用。但是，需要注意的是，不要为志愿者制定纳税义务。
表格W-9
W-9表格是对纳税人识别号码的要求。就志愿者而言，这将是他们的社会安全号码。它还询问了志愿者的豁免数量。如果该组织将向志愿者提供报销，则需要填写此表格。如果报销仍然是不可抵扣的，那么除了在组织的簿记中显示支付报销的人员之外，不需要这些信息。
报销
为了不被视为收入，报销需要用于可以在问责计划下记录的实际旅行费用。这意味着志愿者需要提供费用文件，并退还任何实际费用的报销。文档需要显示时间，地点，业务目的和费用金额。
运输费用
交通费用是当地旅行费用。虽然这通常是在汽车上完成的，但它可以包括机票，巴士票，班车费和出租车费。此外，任何通行费和停车费。对于在个人车辆中旅行，可能难以确定诸如换油或汽油填充之类的事物的实际成本。每英里报销志愿者更容易达到联邦标准里程报销率。
旅行扣除
联邦政府根据运营车辆的成本设定每年的商业，慈善，医疗预约和移动里程的报销率。如果志愿者报销的费用高于联邦税率，则超出部分被视为收入，在这种情况下，需要提供W-9表格的信息。如果志愿者以较低的费率报销，那么志愿者也可以申请实际报销率和联邦税率之间的差额作为联邦所得税的扣除。
