征求建议书（RFP）是采购过程中最早的阶段，或获取必要的商品或服务的过程。征求建议书邀请潜在供应商提交贵公司所需商品或服务的提案。此提案请求使获得必要的商品或服务具有系统性和竞争性，并允许贵公司从多个提供商的创意解决方案中选择最佳选择。
描述
提案请求不仅仅是对价格估算的要求，而是对详细报告的请求，其中包括基本的公司信息和历史，财务数据，技术能力，产品信息和可验证的客户参考。提案请求通常包括对所请求的项目，项目或服务的详细描述，以便从提供商处获得准确的答复。通常，提案请求不向公众开放，而是发送给之前批准的潜在提供商列表。
功能
征求建议书需要获得必要的事实和数据，以确保复杂项目的合理商业决策。通过RFP流程，公司必须竞争为有争议的商品或服务提供最佳建议，以赢得买方的业务。这允许买方以最优惠的价格检查多种选项，以实现质量，条款和服务的最佳组合。提案请求还用于鼓励供应商为RFP中提出的业务问题提出创造性的解决方案。由于征求建议书的过程可能很长，而且只有在复杂项目需要时才能使用。
优点
提案请求使您对采购的兴趣为各种提供商所知，并鼓励提供商以最优惠的价格提供最佳产品或服务。从一开始，潜在的提供商就会意识到选择过程具有很强的竞争力。 RFP流程要求购买者指定其计划购买的内容以及供应商对请求作出实际回应。通过结构化的评估和选择程序，公司和组织可以在选择过程中表现出客观性。
缺点
RFP过程也有其缺点。因为提案请求需要买方和供应商的大量努力，所以它们可能非常耗时。准备文件和计划会议所需的时间和精力可能导致延误。由于回应提案请求所涉及的时间和难度，一些公司可能决定不参与。准确定义公司想要购买的东西可能很困难，而且不明确的要求通常会导致潜在供应商提出的令人不满意的建议。此外，对于采购公司来说，提案可能很长并且很难有效地评估它们。
关键要素
写得好的提案请求应包括几个关键要素。除了基本要素，例如要进行的业务概要，所要求的商品或服务的描述以及详细的业务要求，提案请求还应包括供应商如何回应的信息。供应商的信息应包括如何接近买方，使用的评估程序，所需的提案格式，截止日期，使用的选择标准，联系信息和项目的计划时间表。
