潜在客户和律师事务所之间的初步沟通通常是通过电话进行，由接待员处理。因此，公司的接待员必须始终保持专业和礼貌。然而，保持专业性有时可能是一个挑战，特别是对于每天接听大量电话的接待员而言。但是，在回答律师事务所的电话时，您应该始终遵循一些原则。
初始呼叫进入
通过宣布律师事务所的名称，通过姓名识别自己，并询问您如何为来电者提供帮助来接听每个电话。例如，“早上好，这是X和Y的律师事务所，简说，我和谁说话？”一旦你通过名字确定了来电者，问“我今天如何帮助你Z女士”，以及在对话的剩余时间内按名称引用呼叫者。每次通话期间记笔记都很有帮助，特别是在名字方面。在谈话中保持积极的语气，要有耐心，永远不要发脾气。避免使用行话，俚语或非单词，如“嗯嗯”和“嗯”。
确定来电者的需求
与您密切合作并确定其需求并以清晰简洁的方式向她提供所需信息非常重要。每个呼叫者都在寻求帮助，以获取所需信息或找到合适的人。
将呼叫者路由到公司中的适当人员
如果呼叫者要求律师提供最好的信息，请告知呼叫者他需要与其他人交谈，并要求他保留转移。联系您打算转接呼叫的律师，通过姓名通知呼叫者，披露呼叫目的并在律师可用时转移呼叫。不应将呼叫者保持超过45秒。 45秒后，询问呼叫者是否要继续保持，希望在律师可用时回电话或者希望稍后再回电话。
结束通话
在结束每次通话之前，询问您是否可以在结束通话之前获得任何进一步的帮助。感谢来电者考虑律师事务所。法律接待员很少说服潜在客户聘请律师事务所，但接待员很容易因为不专业，粗鲁或无礼而失去律师事务所的客户。
