行政助理和俱乐部秘书可以通过各种方式存储会议记录。最好同时拥有电子版和硬拷贝版，这样如果一个版本丢失或无意中毁坏，可以作为另一个版本的备份。
以电子方式保存文件
在您的组织召开会议时，将计算机上的会议记录保存在同一位置。每次都给它一个类似的文件名，这样就很容易找到将来需要的确切文件。例如，您可能会将非盈利董事会会议记录标题为“Board_Minutes_21 2011年4月”，然后在下个月将其保存为“Board_Minutes_20 2011年5月”。如果您有不同类型的会议来跟踪会议记录，请将每个会议保存在不同的文件夹中。一个可能被标记为“董事会会议”和另一个“职员会议”，两者都保存在计算机上的“会议”文件夹中。
在线存储
使用在线文档存储服务保存您的会议记录。这些服务通常收取费用，但如果您的计算机或服务器出现故障，您可以从其他位置访问Internet并检索您的文件。
价格
在线存储公司可能会为您提供免费试用期以测试其产品。例如，LiveDrive提供为期两周的免费试用，截至2011年4月，一台计算机备份每月收费6.95美元，每台收费16.95美元，最多三台计算机在线备份。这两个计划都有无限的带宽（金额你可以上传和下载）。 Elephant Drive有15天的免费试用期。它为2台电脑提供高达100 GB的存储空间，每月9.95美元或每年99.50美元。家庭计划最多可容纳五台设备，每月最多可存储500 GB，每月19.95美元，或每年199.50美元。
硬拷贝
打印出会议纪要的副本。将标有会议月份和年份的分隔线放在活页夹中。将分钟的副本插入正确的月份和年份部分。当你的活页夹填满时，用里面的分钟年标记脊椎，然后开始一个新的活页夹。考虑将会议记录的两个硬拷贝保存在两个位置，以防其中一个发生。
