会议可以定义为协作工作流程，旨在回答特定目标的人，原因，方式和内容。无效会议的特征包括被动参与者和先前讨论的主题的反流。有效的会议基本上与此相反。有效的会议可以提高生产力，员工士气和利润。
功能
准备和举行有效会议的五个步骤，也称为五个P，是：目的，计划，参与者，参与和观点，请注意David Whetten和Kim Cameron在“发展管理技能”一书中。目的明确说明了会议。计划是会议期间的行动方针。与会者包括与会者和协调人。参与者和协调人必须参与。透视是会议旨在实现的目标，是对会议产生的协议的总结。
工具
游戏是用于举办成功会议的最有效工具之一。建议使用快速，廉价，适应性强，低风险和参与性的游戏。头脑风暴是另一种用于收集信息和解释问题或情况的工具。有效会议的其他工具包括问卷调查，调查，访谈和工作表。
特点
有效的会议具有想象力，参与性，创新性和吸引力。它们按时开始和结束。有人被分配来跟踪会议记录和议程。预定的休息时间在指定时间发生。鼓励积极和积极的讨论。参与者可以评估会议。有效的会议以友好的方式结束，主持人确保参与者之间保持和谐。
频率和持续时间
Peter Honey在“改善你的人才技巧”一书中写道，有效的会议最好每周进行一次，通常是针对同一参与者。最成功的会议在一小时内结束，通常不会延长到两个小时。
意义
管理不善的会议会对员工的士气产生负面影响，使一些人变得持怀疑态度和悲观态度，而其他人会变得冷漠和不专心。 Barbara J. Streibel在“经理的有效会议指南”一书中指出，会议效率低下，每年都会给企业带来数十亿美元的机会和失去的时间。它们破坏了组织的形象，突出了其无效的管理并降低了生产力。有效的会议保留了公司最宝贵的两项资源：时间和人才。协作和有效的会议激励员工。
