包括文件化政策和程序的安全计划可以使员工免于意外事故并节省公司资金。根据安全管理集团的首席安全顾问Mark Steinhofer的说法，员工伤病率下降了20％，公司在安全计划上花费了4到6美元的投资回报。编写符合职业安全和健康管理指南的安全备忘录和文件，并针对具有适当培训和证书的员工。
雇主必须遵守
OSHA要求雇主为所有从事危险工作的员工提供安全指导。小企业主，安全合规官，人力资源专业人员，培训主管或其他指定有员工监督和安全的员工负责编写安全备忘录并将其分发给适当的工作人员。例如，工头可能负责传阅有关在某些区域戴安全帽的要求的备忘录。
员工会收到适当的安全信息
必须设计安全备忘录，以针对理解并受安全法规影响的相应员工。 OSHA表示，无视工作应该如何进行并不是缺乏安全的借口。雇主有责任培训未经适当认证或接受过风险工作培训的工人。人力资源可以组成员工职称列表，例如，包括他们的访问级别，例如“只有经过认证的起重机操作员可以在机器使用时进入场地。”此消息可以在备忘录中显示并发布在工作区。
备忘录内容经过公司协议检查
创建安全备忘录的雇主和经理应将文档内容与确定安全文档中核心要求的公司检查表进行比较。例如，如果传递新的OSHA裁决，备忘录应明确引用要求，管理人员应检查措辞以确保其准确性。来自董事会或安全委员会的新指令应遵循规则创建者提供的清单。备忘录应包括员工提供反馈的说明，以确保他们理解指令。备忘录可能包括需要阅读的人员的姓名，并要求每位指定员工在其姓名后首字母开始。
未能遵守处罚
如果OSHA未能为员工提供明确的安全规则和规定，他们可能会面临严厉的罚款。因不遵守OSHA指令而被视为无视员工安全的雇主，每次违规可被处以最高70,000美元的罚款。未发布安全备忘录和OSHA法规也可能导致罚款。一旦雇主被引用违反安全规则，雇主也必须在平常视图中发布该违规行为的副本三天或直到问题得到解决。此外，所有备忘录和培训材料也必须以他们能够理解的语言提供给员工。例如，雇主可能会对违规行为进行翻译，并以英语，西班牙语，阿拉伯语和任何方式并排发布违规行为副本。员工使用的其他语言，以避免额外的罚款。由人力资源或招聘经理负责翻译并提供员工所用语言的所有培训备忘录和手册。
