提案申请（RFP）是一份文件，您要求承包商对您想要执行的工作进行投标。它概述了任务的细节，所需的资格，合同条款，提交截止日期以及如何回应的说明。您通常会在实际响应提案发布前几周向RFP发送意向书。这使RFP发布者了解了预期的响应数量。虽然您可以在线找到高质量的RFP和意向书模板，但首先要探索如何回应以及包含或遗漏的内容的示例是明智的。
解读细节
在回复RFP之前，请仔细阅读。最终，您的回复建议应包括有关如何生成满足要求的结果的详细信息。如果RFP要求没有明确说明所需功能或以任何方式含糊不清，请务必谨慎。您不希望自己在项目结束时遇到缺乏满足要求的问题。查找定义如何衡量合规性的指标。评估不合规的处罚并权衡风险。了解如何记录，监控和管理任何最终合同以执行协议。如果发行人对问题持开放态度，请与他们联系以解决任何含糊不清的问题。然后，您可以放心地发送您的意向书。
RFP意向书的基本示例和概要
一旦您决定回复，请立即向发布RFP的公司发送RFP意向书，说明您计划提交提案。这可确保您收到原始RFP的任何更新或更改。除非明确指示，否则不要用手写的信件回复或使用电子邮件。通过说明您感兴趣的原因开始写信。承认截止日期。包括您的联系信息。作为你信函正文的一个例子，它可以很简单：
“我们希望表明我们对所引用的提案请求（RFP）的兴趣，并在我们提交所要求的日期之前通知任何更新。”
当然，您可以包含更多详细信息。避免提出澄清问题，这可能会使您的意图模棱两可。
什么时候谈判？
价格谈判通常会在稍后开始，例如在初始投标阶段，如果您列入候选名单。但是，您可以选择在意向书中包含一个或两个段落，概述项目的资金需求。但请注意，在此过程中过早提出财务问题可能会影响您获得合同的机会。
安全发送
你想确保你的来信;通过认证邮件发送，以便您获得带有交货记录的收据。 （此美国邮政服务以较低的费用提供此服务;请参阅其网站了解当前价格。）您还可以在线跟踪交付信息。然后，您应准备好撰写实际提案以确定合同权利和义务。
