在正常的业务过程中，公司或律师事务所可能会向客户，潜在客户，供应商或各种政府机构发送数百封信件。由于管理人员和专业人员的时间不足，发送人在工作人员或秘书准备之后亲自签署文件并不总是可行的。出于这个原因，有一个普遍接受的法律约定，让第三方执行签名。
简单的通信
某人通过发件人的简短指示准备商业信函是很常见的。例如，律师事务所可以向许多不同的客户发送简单信件的多个副本，例如呼叫请求。如果发件人无法亲自签名并且必须通过邮件收到该信件，则授权员工或助理可代表发件人签名。法律惯例是在员工签名之前加入缩写词“p.p.”，它代表拉丁语短语“per procurationem”，意思是“照顾某事”。通信的获得意味着代表他人签名;用于表格信件的常见替代方法是使用签名印章。
方法和程序
输入或写入都是可以接受的，“p.p。”在您自己的签名前面，在发件人的印刷名称之上。或者，您可以将发件人的姓名放在您自己的签名之上，您必须在其前面加上“p.p.”为了保持一致性并防止任何误解，专业人士或商业办公室将设定一个代表另一方签署信件的标准程序。
授权书
法律还规定，拥有授权书的个人可以代表他人签字。授权书允许缺席或无行为能力的个人在受信任的亲属或法律代表的协助下进行法律或金融活动。如果您被授权通过授权书签署，正确的方法是首先签署委托人的姓名，然后签署自己的名称，在“by”之前签署，或者在委托人的签名下面，使用短语“power”律师“或签名后的首字母缩略词，例如，玛丽琼斯的乔史密斯，授权书。在某些情况下，经过公证和签署的授权书形式需要随附签署的合同，表格或信函。
父母和监护人
州法律一般规定，未成年人不得持有具有法律约束力的合同，但有一些例外。在合同涉及未成年人的情况下，例如开设银行账户或拟定摄影师的模型释放，父母或法定监护人可能需要代表未成年人签名。在这些情况下，父母或监护人使用“代表和代表”这一短语跟随他的签名，然后是未成年人的姓名。该文件还可能要求在另一个签名行上使用未成年人的印刷或签名。
