要经营高效的业务，必须跟踪文书工作。合同。建议。发票。票据。许可证。即使在21世纪，当大多数文书工作都是数字化时，仍然需要文件管理来保持您的管理运营顺利进行。无论您的数字文件系统是在笔记本电脑上还是在云端，商业文档管理的许多原则都保持不变。
文件管理原则
良好文件管理的基本规律是系统应该使您更容易找到文档。如果没有，则没有任何用处。
一个好的文件归档系统，无论是基于钢柜还是云，都应该使归档变得不那么繁琐和困难;您不必花费几分钟时间来确定本月销售报告中的哪个文件。还应该很容易找到您想要的信息。良好的归档不依赖于人：如果您的行政助理或IT人员退出，他们的替换应该能够找出系统。文件类别应清晰易懂。系统应该可以轻松识别和清除非活动记录。
灵活性也很重要，特别是对于软件。将您的业务锁定到单个供应商或一个特定计算机平台的文档归档系统可能会成为一个问题。
该系统还必须能够处理增长。随着业务的发展，增加新客户和扩展员工，文件不可避免地会积累。一个好的系统可以处理比您预期需要的更多数据和文档存储。
文件管理的好处
良好的业务文档管理可以为您的业务带来具体的好处。更快的归档和检索可以节省时间，提高员工的工作效率和工作效率。如果系统减少了错误文件，那么可以节省大量时间和问题。如果您要上法庭或接受审计，则尤其如此：没有方便的关键文件会导致不愉快的结果。
一个高效，经过深思熟虑的系统可以减少您购买文件设备的次数以及存储设备所需的空间。它还可以更轻松地培训新人员。
数字和硬拷贝
使用数字文件管理系统具有相当大的优势。数字归档可以通过关键字搜索文档，从而可以在更快的时间内提供所需的文书工作。一个好的系统还有其他优点：
- 它可以存储各种文档类型，例如文字处理文件，电子邮件和PDF。
- 它限制了对机密文件的访问。
- 它监视谁读取什么文档。
- 如果有人进行了更改，您可以跟踪它们。如有必要，您可以撤消它们。
- 控制何时可以删除旧文档。
- 使用手机和其他移动设备轻松访问和编辑文档。
但是，有些文档必须保留硬拷贝，即使您扫描并数字化它们也是如此。法规通常要求您在纸上保留营业执照和许可证的副本，而不仅仅是在网络空间。其他可能值得保留的硬拷贝文件包括年度报告，“做生意”证书，保险文件和期票。根据您的工作方式，您可能需要处理有关文档存储的特定规定。
物理文件有遭受火灾，地震，飓风或破坏和淹没办公室的管道的破坏风险。您的企业应采取措施防止：
- 将文件存放在干净，安全，环保且耐火的容器中。
- 制作备份副本，数字，缩微胶片或复印件。
- 找一个存放场外副本的地方，这样如果发生火灾或其他灾难，他们就不会遇到与原件相同的命运。
- 您的备份存储位置应该是灾难发生后可以访问的位置。云存储的一个优点是，您可以在任何可以访问Internet的位置访问信息。
为您的记录编制索引
为了最大限度地利用文件系统，必须对其进行有效索引。例如，标准类别可包括税收，合同，客户通信，诉讼，应付账款和应收账款。您的纸张和数字文件应遵循相同的索引方案。这将使培训员工更容易知道在哪里找到文书工作。
文件处理规则
在规划文件管理系统时，需要确定好的文档保留计划或保存文件的时间长度。即使使用数字备案系统，这也很重要：如果您的业务持续增长，最终搜索“原材料合同”等可能会出现数十个过时的文档。
您的文档保留计划必须考虑法律和业务要求。如果您有与税务说明相关的文件，例如显示商业购买的信用卡账单，美国国税局表示您应在提交报税表后至少保留三年。这是美国国税局通常会回顾和审核你的时间。保留四年的就业税记录，并持续七年的坏账费用。
不同的规则适用于不同的记录。您可能拥有与环境合规，证券交易委员会备案，联邦和州工作安全规则以及歧视诉讼相关的文件。每个监管机构都有自己的要求。您还需要一个简单业务记录的策略。例如，您在完成签署的工作之前不想删除合同。与正在进行的诉讼有关的记录不应被销毁，即使这对您公司有利。
无论是谁管理你的程序，你都有责任知道哪些记录需要保存以及保存多长时间。处理记录的人应该了解公司政策并培训所有下属。普通员工也需要了解其中的一部分。例如，如果员工发送或接收需要存档的电子邮件，他们需要足够的培训来识别必要性。
对于物理文件，碎纸提供了最高级别的安全处置。对于数字文件，您需要在恢复之外删除它们的过程。保持报告跟踪您已丢弃的记录以及销毁记录的时间。
安全和隐私
大规模黑客攻击和数据泄露是21世纪生活的常规事实。这并不意味着它们是微不足道的：数据泄露可能会损害您的声誉，损失您的金钱或引发一波诉讼或罚款。即使公司内部泄露的信息也会造成麻烦。例如，若干联邦法律要求您对员工的医疗信息保密。如果其他员工可以访问机密记录，那么您可能会陷入法律痛苦的世界。
作为设置文件管理系统的一部分，您需要实施安全和隐私策略。员工查看文档的能力应该是需要知道的。访问应基于授权系统，而不仅仅是信任员工不要查看机密文档。
当多个员工在同一个项目上工作时，通常会在线共享文档。这为机密信息的出现打开了另一个漏洞窗口。文件加密或使用文件共享系统（如Dropbox）可以帮助防止泄漏。
这是粉碎或删除旧的不需要的文件的另一个原因。即使它们对您的业务没有用处，它们也可能拥有关于前雇员或不会欣赏它的客户的机密信息。
无论您获得什么规则，都必须培训所有员工，不仅要记录和检索数据，还要保护机密性规则和记录保留计划。
